Setiap majikan, besar atau kecil, harus menyediakan pembayaran upah, komisi, dan gaji berkala kepada karyawannya. Sebuah pekerjaan yang kompleks di Amerika Serikat, persiapan penggajian perusahaan terdiri dari sejumlah tugas yang berbeda, termasuk verifikasi kompensasi karena karyawan, perhitungan pendapatan dan pajak gaji yang akan dipotong dari gaji, dan perhitungan jumlah lain yang harus dipotong. . Meskipun tampaknya tugas biasa yang elemen dasarnya tetap tidak berubah dari satu minggu ke minggu berikutnya, persiapan penggajian adalah elemen yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis apa pun, karena masalah dengan penggajian menyebabkan penurunan moral karyawan yang dramatis.
Elemen pertama dari persiapan penggajian yang tepat adalah menentukan berapa banyak setiap karyawan yang harus dibayar. Karyawan yang digaji adalah yang paling mudah dibayar, karena mereka menerima jumlah yang sama setiap minggu. Karyawan per jam umumnya mencatat waktu mereka mulai dan selesai bekerja pada sistem ketepatan waktu, dan catatan ini digunakan untuk menghitung gaji mereka. Faktor rumit dalam perhitungan upah per jam adalah lembur, yang dibayarkan hanya kepada karyawan per jam tetapi dengan tarif yang lebih tinggi daripada gaji reguler mereka. Karyawan yang ditugaskan biasanya dibayar berdasarkan penjualan mereka, yang mengharuskan angka penjualan yang relevan untuk setiap tenaga penjualan diberikan kepada departemen penggajian pada waktu yang tepat. Perhitungan komisi bisa menjadi rumit ketika tenaga penjualan bekerja sama dalam penjualan dan membagi komisi, serta dengan tarif komisi yang berbeda untuk produk yang berbeda.
Beberapa pengusaha juga melakukan penambahan gaji karyawannya, dalam bentuk bonus, uang cuti, uang liburan, dan uang sakit yang kena pajak, serta penggantian biaya usaha yang umumnya tidak kena pajak. Penyesuaian lain terhadap gaji karyawan yang mungkin diproses melalui penggajian adalah penggantian biaya pindah dan pembayaran tunjangan mobil dan bensin. Ada juga pengaturan berbeda yang dibuat untuk mengatur kompensasi tenaga penjualan yang ditugaskan untuk membantu mereka menangani gaji periodik yang tinggi dan rendah yang menjadi ciri kompensasi tenaga penjualan yang ditugaskan.
Setelah pendapatan untuk setiap karyawan telah dipastikan, pemotongan dan pemotongan harus dihitung. Pajak gaji untuk Jaminan Sosial, Medicare, pengangguran, kecacatan, dan kompensasi pekerja harus dipotong dari setiap pembayaran yang tunduk pada persyaratan dan batasan undang-undang, dan pajak penghasilan harus dipotong dari gaji semua karyawan yang gajinya melebihi ambang batas undang-undang. Potongan sukarela seperti premi asuransi kesehatan, kontribusi ke rekening tabungan pensiun, rekening pengeluaran fleksibel, dan item lainnya juga harus dihitung. Elemen penting dari persiapan penggajian adalah untuk menentukan penyesuaian mana, apakah pengurangan atau penambahan, yang terjadi sebelum penghitungan dan pemotongan pajak penghasilan, dan yang terjadi setelahnya. Kesalahan dalam membuat keputusan ini dapat menyebabkan konsekuensi pajak yang merepotkan bagi karyawan.
Setelah penggajian telah sepenuhnya disiapkan, itu harus diproses. Pemrosesan dan produksi penggajian telah menjadi proses yang sangat otomatis di Amerika Serikat, dengan banyak penggajian diproses oleh kontraktor pihak ketiga. Baik dilakukan secara internal atau oleh kontraktor pihak ketiga, proses ini menghasilkan cek pembayaran kertas individual, serta setoran langsung ke rekening bank karyawan. Selain itu, persiapan penggajian mencakup pembuatan laporan rinci dan ringkasan untuk setoran jumlah yang diperlukan untuk menutupi cek dan setoran langsung, serta untuk pajak dan pembayaran lainnya ke lembaga pemerintah atau perusahaan asuransi yang sesuai. Mereka yang bertanggung jawab untuk persiapan penggajian harus memberikan informasi ini ke bagian keuangan atau hutang perusahaan, yang tugasnya adalah memastikan bahwa dana untuk membayar karyawan tersedia dan disimpan dengan benar. Pemrosesan penggajian juga mencakup pengumpulan data yang diperlukan untuk laporan keuangan berkala perusahaan dan untuk menghasilkan laporan pajak akhir tahun karyawan. Setiap penggajian adalah unik, dan harus disiapkan dengan benar dan menyeluruh sebelum dapat diproses, baik secara internal maupun oleh pihak ketiga.