Penagihan penggantian adalah proses pengajuan klaim di mana penggugat menerima kompensasi moneter untuk biaya yang dibayarkan olehnya. Penggantian uang secara tradisional ditangani oleh departemen keuangan perusahaan, tetapi karena volume pekerjaan meningkat, prosesnya berubah. Perbaikan dilakukan selama periode waktu tertentu dengan mempercayakan tugas tersebut kepada layanan penggantian biaya, sebuah cabang khusus yang terdiri dari individu-individu yang sangat terlatih. Layanan semacam itu wajib untuk mengetahui berbagai prosedur dan persyaratan hukum yang terlibat dalam penagihan penggantian, sehingga dapat berfungsi sebagai entitas independen yang terpisah dari departemen keuangan atau bahkan dari perusahaan itu sendiri.
Proses penagihan penggantian dilakukan ketika penggugat menyerahkan formulir yang meminta kompensasi. Klaim ini harus sesuai dengan format yang diakui dan disetujui oleh perusahaan dan lembaga pemerintah untuk dianggap sah. Persyaratan tambahan saat mengajukan klaim adalah dokumentasi yang tepat dan keakuratan informasi. Untuk memastikan penggantian dana yang cepat, semua biaya yang disebutkan dalam tagihan biasanya terlebih dahulu diubah menjadi kode penggantian universal untuk memfasilitasi kemudahan interpretasi.
Ketika penagihan penggantian diterapkan dalam bidang medis, dilakukan oleh agen khusus yang dikenal sebagai teknisi penggantian medis. Uraian pekerjaan orang tersebut memerlukan pemeriksaan semua aspek klaim yang terkait dengan asuransi, seperti pendaftaran, verifikasi, dan otorisasi. Fungsi terkait lainnya melibatkan aktivitas seperti penjadwalan, pengkodean, penagihan, dan rekonsiliasi jumlah saat membuat koleksi. Klaim untuk tagihan penggantian biasanya diajukan oleh perusahaan asuransi dan pengajuan dapat dilakukan secara online, melalui surat, atau bahkan melalui faks. Sebagai alternatif, bisnis juga memiliki pilihan untuk menyewa jasa spesialis penagihan medis lepas juga.
Salah satu aspek terpenting dari tagihan penggantian adalah menindaklanjuti dengan debitur karena ini adalah satu-satunya cara untuk mencegah klaim menjadi sangat tunggakan atau tidak tertagih. Saat menyiapkan klaim, biasanya merupakan standar untuk memberikan prioritas pada klaim yang lebih besar dan tunduk pada pemeriksaan pengakuan untuk dapat mengidentifikasi kesalahan klerikal dan jenis informasi lain yang ditranskripsi dengan buruk. Oleh karena itu, pengajuan yang dibuat setelah koreksi kesalahan yang salah seringkali jauh lebih sulit untuk dikumpulkan, terutama jika undang-undang pembatasan setempat telah berakhir pada hak untuk mencari tindakan perdata. Sepanjang proses penagihan penggantian, ada hambatan konstan yang harus diatasi oleh agen untuk memastikan perusahaan tidak memiliki masalah seperti ini.