Menjaga dokumen agar tetap rapi dapat membantu Anda menemukan kertas saat Anda membutuhkannya tanpa harus mencari ke mana-mana. Beberapa orang mungkin tidak meluangkan waktu untuk mengatur file karena mereka tidak yakin harus mulai dari mana, tetapi penting untuk menjaga semuanya tetap teratur dan rapi. Meskipun memiliki file yang terorganisir mungkin tampak tidak mungkin, terutama jika Anda sedang melihat lemari arsip yang penuh, itu sangat bisa dilakukan.
Ada orang-orang yang mungkin tidak yakin berapa lama mereka harus menyimpan surat-surat mereka. Selama surat-surat Anda penting untuk tujuan perpajakan, penting untuk menyimpannya dari Januari sampai pajak Anda selesai pada tahun berikutnya. Setelah menyelesaikan pajak Anda, akuntan Anda dapat menyarankan berapa lama lagi Anda harus menyimpan dokumen tersebut. Makalah tentang pajak Anda, catatan medis, pensiun dan rekening tabungan dan catatan perumahan harus disimpan secara permanen. Kertas-kertas yang relevan dengan barang-barang mahal Anda seperti perhiasan, mobil, dan barang antik juga harus disimpan secara permanen. Laporan kartu kredit yang mungkin ingin Anda simpan selama tujuh tahun dan tagihan listrik yang biasanya dapat Anda simpan selama sekitar satu tahun.
Ketika Anda ingin mengatur file, Anda dapat menghemat banyak waktu dan ruang jika Anda membuang apa yang tidak Anda butuhkan. Tempatkan setiap kertas di atas tumpukan dengan kertas lain yang sesuai dan apa pun yang Anda tidak ingin taruh di tumpukan lain untuk dihancurkan. Setelah Anda berhemat, Anda tahu persis berapa banyak ruang yang Anda butuhkan untuk file Anda.
Folder Manila berguna ketika tiba saatnya untuk mengatur file. Tulis di tab apa isi setiap folder dan letakkan folder dalam urutan abjad. Arsipkan kertas-kertas yang ada di setiap folder ke dalam urutan tanggal, misalnya, letakkan kertas lama di belakang dan yang baru di depan. Ini tidak hanya lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, tetapi juga ketika Anda perlu membersihkan folder.
File kertas bukan satu-satunya file yang tidak terorganisir; file digital juga bisa. Untuk mengetahui apa yang perlu Anda atur, buka setiap area komputer Anda dan bersihkan file yang tidak lagi Anda perlukan, apakah itu gambar atau dokumen. Jika Anda masih menginginkan file tersebut, pertimbangkan untuk mentransfernya ke kunci memori USB atau ke CD kosong.
Untuk mengatur file, Anda harus menentukan tempat khusus untuk masing-masing file. Sama seperti yang Anda lakukan untuk file kertas, buat folder individual di komputer menurut kategori tertentu. Misalnya, kelompokkan proyek pekerjaan Anda dalam satu folder dan foto dari liburan keluarga tertentu di folder lain dan beri label yang sesuai. Baik Anda membutuhkannya atau memutuskan ingin menghapusnya di masa mendatang, Anda tahu persis di mana menemukannya. Untuk memastikan semuanya tetap teratur, ingatlah untuk memberi label dengan benar pada setiap file digital yang Anda simpan dan memasukkannya ke dalam folder yang sesuai.
Memiliki file yang tidak sistematis dapat membuat Anda lelah dan frustrasi, tetapi jika Anda mengaturnya sekali, Anda mungkin tidak perlu melakukannya lagi. Menjaga mereka tetap teratur akan mencegah Anda dari harus menghabiskan waktu melalui proses organisasi awal lagi. Meluangkan waktu untuk mengatur file dapat membuat Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya tanpa proses pencarian yang menyeluruh. Selain itu, mengatur file Anda di satu tempat akan mencegahnya menjadi berantakan yang meluap ke seluruh rumah Anda.