Layanan transkripsi sering kali diperlukan untuk memasukkan ucapan ke dalam dokumen komputer, dan ada beberapa jenis perangkat lunak untuk membantu tugas ini. Salah satu jenis perangkat lunak transkripsi yang paling umum adalah jenis yang secara kasar dapat menyalin ucapannya sendiri, karena ia mengenali bahasa, meskipun biasanya tidak sebaik yang dilakukan oleh ahli transkripsi yang berpengalaman. Beberapa orang di bidang ini juga menggunakan ekspander teks, yang mengurangi apa yang perlu diketik oleh seorang transcriptionist ketika menyalin kata-kata yang panjang. Mereka yang menjalankan bisnis transkripsi mungkin menghargai perangkat lunak yang dimaksudkan untuk menjaga file tetap teratur dan aman untuk efisiensi yang lebih besar.
Salah satu jenis perangkat lunak transkripsi yang telah banyak digunakan di awal abad ke-21 termasuk program pengenalan suara. Seseorang yang membutuhkan transkripsi kata-katanya dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk memasukkan sebagian besar pidatonya ke dalam dokumen komputer tanpa bantuan orang lain. Jenis perangkat lunak ini, bagaimanapun, biasanya tidak dapat merasakan di mana tanda baca harus pergi, itulah sebabnya seorang transcriptionist biasanya masih diperlukan sebelum dokumen selesai. Orang yang mendikte pidato dapat menggunakan perangkat lunak transkripsi jenis ini untuk mendapatkan sebagian besar pidato yang ditranskripsi, dan kemudian dia dapat mengirimkannya ke ahli transkripsi untuk mengedit dan menambahkan tanda baca bila perlu.
Jenis peralatan transkripsi lain yang dapat membuat pekerjaan seorang transcriptionist lebih cepat adalah perangkat lunak yang mendeteksi kata yang dimaksud ketika hanya beberapa huruf pertama yang diketik. Ini sering disebut ekspander teks, dan bekerja dengan mengharuskan pengguna untuk terlebih dahulu membuat daftar kata yang sering digunakan dalam industri. Kemudian, setiap kali pengguna mengetik huruf awal, biasanya seluruh kata akan muncul sehingga dapat menghemat waktu saat menyalin. Jenis perangkat lunak transkripsi ini paling membantu ketika kata-kata panjang perlu diketik berulang kali, yang cukup umum di industri medis dan hukum.
Beberapa transcriptionist menggunakan perangkat lunak untuk membantu mereka menjalankan bisnis mereka secara efisien. Jenis program ini dapat melacak tenggat waktu sehingga pekerjaan ditranskripsikan tepat waktu, dan juga dapat mendistribusikan pekerjaan di antara karyawan atau subkontraktor. Program semacam itu juga dapat mengatur file dengan baik sehingga mudah diakses dan sulit hilang di dalam perangkat lunak. Selain itu, beberapa industri memerlukan file agar tetap aman sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat mengaksesnya, itulah sebabnya beberapa perangkat lunak transkripsi jenis ini memiliki fitur keamanan, melindungi pembuat transkripsi dan klien.