Kartu buku besar adalah alat pembukuan yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat transaksi dan mengelola dokumen keuangan. Mereka mirip namun berbeda dengan kertas buku besar standar dengan cara tertentu. Kesamaan itu berasal dari penggunaan kolom, baris, dan kisi-kisi pada kartu buku besar di mana seorang pemegang buku dapat menulis data keuangan. Perbedaannya mencakup kemampuan untuk menempatkan kartu-kartu ini pada cincin dan penggunaan stok kartu tempat kartu-kartu tersebut dicetak. Kartu-kartu ini memiliki format, warna, dan kemungkinan penyimpanan yang berbeda untuk digunakan dalam sistem akuntansi.
Secara umum, informasi yang sama harus ditulis ke setiap kartu buku besar sebelum digunakan dalam sistem akuntansi perusahaan. Misalnya, seorang pemegang buku harus menulis deskripsi atau tujuan penggunaan di bagian atas beserta tanggal yang berhubungan dengan peristiwa transaksi. Setiap baris mewakili baris di mana pemegang buku harus menulis nomor rekening, deskripsi rekening, dan jumlah dolar untuk transaksi. Dengan beberapa baris pada kartu buku besar, ada ruang yang cukup untuk secara akurat menggambarkan peristiwa transaksi dan membuat catatan buaian. Kartu tersebut kemudian memiliki informasi yang dicatat ke dalam sistem akuntansi perusahaan.
Meskipun sebagian besar kartu buku besar memiliki format yang sama, mungkin ada warna berbeda untuk kartu ini yang tersedia di toko peralatan kantor. Warna umum termasuk hijau, kuning, dan manila, meskipun yang lain mungkin ada dari toko peralatan kantor tertentu. Dalam kebanyakan kasus, tidak ada perbedaan nyata yang signifikan antara warna kartu buku besar, meskipun perusahaan mungkin dapat menggunakannya secara berbeda. Misalnya, sebuah perusahaan besar dapat menggunakan warna yang berbeda untuk departemen yang berbeda atau transaksi yang berbeda, tergantung pada kebutuhan. Hal ini memungkinkan sistem akuntansi memiliki pemisahan alami untuk penggunaan informasi di antara banyak jenis transaksi atau departemen.
Penggunaan kartu buku besar sebagai bagian dari sistem akuntansi mungkin diperlukan karena mereka cenderung lebih tahan lama daripada kertas buku besar standar. Dalam beberapa kasus, kartu mungkin ada di departemen operasional perusahaan yang lebih kasar, seperti produksi, konstruksi, atau lingkungan non-kantor lainnya. Di sini, nonakuntan mengisi beberapa informasi dasar — seperti jumlah, biaya, dan penggunaan barang — dengan pemegang buku mengisi data yang tersisa. Penggunaan dan penyimpanan kartu ini memungkinkan perusahaan memiliki dokumen yang lebih tahan lama untuk lingkungan yang lebih kasar ini. Menyimpan kartu ini diperlukan untuk tujuan pajak dan bisnis, dan kartu ini biasanya sangat tahan lama.