Catatan publik adalah catatan yang tersedia untuk inspeksi publik. Catatan-catatan ini sering ditawarkan secara gratis kepada publik untuk ditinjau di lokasi penyimpanannya. Dalam kasus lain, mereka mungkin tersedia dengan sedikit biaya. Catatan-catatan ini sering diberi nama sesuai dengan tempat penyimpanannya, atau dari mana asalnya. Ada catatan pengadilan, catatan negara bagian, catatan daerah, dan catatan kota. Ada juga catatan yang tersedia untuk umum yang disimpan oleh pemerintah federal.
Secara teoritis, dalam demokrasi, setiap catatan yang dibuat dan dibayar atas beban pembayar pajak harus menjadi catatan publik. Namun, ada kasus ketika catatan ini mungkin tidak segera tersedia. Ini sering terjadi dalam kasus di mana informasi yang terkandung dalam catatan akan membahayakan keamanan nasional, mengganggu kasus pengadilan, atau melanggar hak privasi seseorang. Pada titik tertentu, catatan mungkin tersedia. Mereka yang dapat disebut catatan publik yang tidak diklasifikasikan.
Setiap yurisdiksi individu menangani catatannya agak berbeda. Misalnya, di beberapa negara bagian, mendapatkan akta kelahiran mungkin memerlukan berurusan dengan kantor statistik vital negara bagian, atau kantor serupa. Dalam kasus lain, akan perlu untuk berurusan dengan kantor daerah yang bertanggung jawab atas statistik tersebut. Dalam beberapa kasus, bahkan catatan yang tampaknya terkait akan disimpan di dua tempat yang berbeda. Sebuah akta nikah dapat disimpan di kantor kabupaten. Surat cerai tentang perkawinan yang sama sering disimpan di panitera.
Oleh karena itu, penting bagi individu yang mencari arsip publik untuk memahami dengan tepat jenis arsip apa yang mereka cari. Ini dapat menghemat berjam-jam mencari atau menyimpan ketidaknyamanan pergi ke lokasi yang salah. Karena setiap negara bagian dan kabupaten mungkin memiliki sistem yang berbeda, yang terbaik adalah menelepon dulu, mengidentifikasi jenis catatan yang diperlukan, dan menanyakan di mana mereka akan ditempatkan.
Dalam beberapa kasus, salinan arsip publik dapat dikirim ke individu, meskipun hal ini sering kali bergantung pada jenis arsip publik. Bahkan catatan gratis kemungkinan akan memiliki biaya salinan dan perangko yang terkait dengannya jika dikirim ke individu. Menurut undang-undang negara bagian dan federal, biaya ini harus masuk akal dan secara akurat mencerminkan biaya yang terkait dengan pembuatan catatan. Mereka dapat mencakup biaya bahan dan waktu karyawan yang mencari catatan.
Dalam beberapa kasus, pencarian catatan publik dapat dilakukan secara online. Ini mungkin termasuk catatan kriminal publik, catatan properti, dan catatan pengadilan lainnya. Sementara informasi tidak akan dalam bentuk yang sama dengan arsip fisik, informasi dasar biasanya tersedia semua. Jika tidak, pencarian online dapat memberikan perincian tentang cara mengakses catatan lengkap.