Banyak bisnis menawarkan beberapa bentuk kebijakan penggantian biaya kuliah. Masing-masing kebijakan ini dapat berbeda, memiliki berbagai batasan total pembayaran, dan mungkin memiliki banyak pengecualian atau aturan dasar yang berbeda. Dalam kebanyakan kasus, karyawan harus mengetahui kebijakan perusahaan mereka dengan baik sehingga mereka tidak sengaja mengambil kursus yang tidak dibayar oleh perusahaan.
Salah satu fitur dari kebijakan penggantian biaya kuliah di banyak organisasi adalah bahwa perusahaan tidak akan membayar jika kursus tidak lulus. Seorang karyawan harus memastikan bahwa dia dapat memperoleh nilai kelulusan sebelum mendaftar untuk suatu kursus. Biasanya majikan membayar setelah kursus selesai dan karyawan dapat menunjukkan bukti dengan transkrip berhasil melewati satu atau lebih kelas. Ini berarti bahwa kelas pertama yang diambil seseorang harus dibayar sendiri, meskipun dengan penggantian nanti, kelas yang diambil mungkin tidak mengharuskan karyawan untuk membayar uang di muka. Namun, mungkin ada batasan total pada penggantian yang tersedia, dan perusahaan biasanya menyatakan aspek kebijakan penggantian biaya kuliah ini di muka.
Fitur umum tambahan dari kebijakan penggantian biaya kuliah mencakup persyaratan bahwa karyawan telah bekerja di perusahaan untuk jangka waktu tertentu. Ini dapat bervariasi, tetapi banyak perusahaan mengharuskan orang tersebut telah bekerja setidaknya selama satu tahun. Karyawan tersebut mungkin perlu bekerja penuh waktu juga, meskipun hal ini dapat berbeda di setiap perusahaan. Perusahaan lain dapat menyatakan bahwa karyawan hanya berhak mendapatkan penggantian jika mereka tetap berada di perusahaan tersebut setahun setelah hal itu terjadi; jika tidak, uang mungkin harus dibayarkan kembali ke perusahaan atau dapat dikeluarkan dari cek akhir.
Seringkali perusahaan dengan tegas menyatakan dalam kebijakan penggantian biaya kuliah mereka bahwa kursus yang diambil harus terkait dengan pekerjaan perusahaan. Ini tidak berarti bahwa kelas yang diambil harus berada di area kerja karyawan saat ini. Seorang masinis mungkin benar-benar ingin bekerja di bidang sumber daya manusia atau manajemen, dan kelas-kelas ini mungkin disetujui karena perusahaan mempekerjakan orang-orang yang berspesialisasi dalam hal-hal ini. Bahkan, datang dari latar belakang manufaktur atau lainnya dapat membuat seorang manajer atau sumber daya manusia sangat berharga, karena mereka memiliki pengetahuan tentang cara kerja bagian lain dari perusahaan. Ada cukup area abu-abu di sini untuk membuatnya disarankan agar orang memeriksa dengan siapa pun yang mengelola penggantian biaya kuliah untuk memverifikasi bahwa kelas yang diambil atau gelar yang dicoba memenuhi standar “bidang terkait” yang ditentukan.
Ada beberapa perusahaan yang menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi setempat. Ini bisa berarti orang hanya memenuhi syarat untuk penggantian biaya kuliah jika mereka menghadiri perguruan tinggi kemitraan. Mencari tahu apakah ada pembatasan kebijakan penggantian biaya kuliah biasanya cukup mudah, melalui bertanya kepada sumber daya manusia.
Cara terbaik untuk menentukan dengan tepat bantuan apa yang tersedia adalah dengan hati-hati meneliti kebijakan penggantian biaya kuliah dan menanyakan detail apa pun yang masih belum jelas. Mungkin ada perbedaan besar, jadi membahas fitur umum, kecuali jika itu menjadi dasar perbandingan antara dua perusahaan, mungkin tidak terlalu membantu. Hal lain yang mungkin dipertimbangkan karyawan jika perusahaan tidak memiliki kebijakan seperti itu adalah memintanya, atau hanya meminta bantuan biaya kuliah secara individu. Argumen yang kuat dapat dibuat bahwa manfaat kerja ini bernilai bagi perusahaan, karena hal itu memupuk loyalitas perusahaan, menghasilkan tenaga kerja yang lebih terlatih, dan memungkinkan promosi dari dalam.