Basis data bertindak sebagai pusat penyimpanan informasi yang dapat diakses, ditambahkan, atau dimodifikasi oleh program atau layanan Web resmi. Profesional yang disebut administrator basis data bertanggung jawab untuk menyiapkan dan memelihara server perangkat lunak khusus ini. Alat administrator basis data adalah program khusus yang memungkinkan mereka mengakses, memodifikasi, dan memperbarui perangkat lunak dan konfigurasi basis data.
Dalam dunia pemrograman komputer, server adalah program yang tujuannya memberikan informasi ke perangkat lunak lain yang disebut klien. Server dapat berjalan di mesinnya sendiri, yang diakses klien melalui Internet atau jaringan lokal. Server juga dapat dijalankan sebagai program latar belakang pada mesin yang sama dengan program kliennya. Perangkat lunak basis data berjalan sebagai server yang mendengarkan pada port tertentu untuk koneksi masuk dari program klien yang ingin mengakses informasi yang dimilikinya.
Alat administrator basis data yang digunakan para profesional untuk memelihara basis data yang berjalan adalah program terpisah dan bukan bagian dari perangkat lunak basis data itu sendiri. Administrator basis data menggunakan alat ini untuk mengeluarkan perintah yang diprogram oleh bagian tertentu dari perangkat lunak basis data, untuk mengenali dan merespons dengan tindakan yang sesuai. Meskipun sintaks yang tepat untuk perintah ini bervariasi antara perangkat lunak database yang berbeda, tindakan yang dapat dilakukan dengan menggunakan perintah tersebut meliputi:
menambah dan menghapus program kredensial yang dapat digunakan untuk masuk ke database tertentu
menambahkan database ke, atau menghapus database dari, server
menambah atau menghapus tabel individual dalam database
mengubah tata letak tabel
ubah entri data individual
Program utilitas ini dapat memiliki antarmuka pengguna grafis penuh atau program terminal berbasis teks. Alat administrator basis data yang menggunakan antarmuka berbasis teks mengharuskan pengguna mengetikkan sintaks lengkap untuk setiap perintah pemeliharaan. Program yang memiliki antarmuka grafis penuh memungkinkan pengguna untuk mengatur perintah dengan mengklik tombol dan memilih opsi yang berbeda, kemudian mereka menerjemahkan tindakan ke dalam sintaks yang diperlukan untuk perintah ke database.
Alat administrator basis data juga mencakup perangkat lunak yang memungkinkan untuk masuk dari jarak jauh ke komputer dan menjalankan perintah sistem. Ini diperlukan ketika administrator harus memperbarui perangkat lunak basis data yang berjalan pada mesin tanpa monitor komputer atau antarmuka grafis. Agar administrator dapat menerapkan pembaruan, ia harus menghentikan server database, yang seperti keluar dari aplikasi yang sedang berjalan. Perangkat lunak login jarak jauh memungkinkan administrator basis data untuk mengakses komputer yang menjalankan basis data untuk menghentikan server basis data, memperbarui perangkat lunak, dan kemudian memulai ulang perangkat lunak basis data.