Att lägga till vilken anställd som helst i ett team kan vara ångestframkallande, men när man behöver välja en personlig assistent är ännu mer omsorg involverad. En personlig assistent representerar en arbetsgivare. Vanligtvis tar en assistent samtal, schemalägger möten och fungerar ofta som en länk mellan arbetsgivare och klient. Som första kontaktpunkt måste en assistent projicera ett vänligt, professionellt uppträdande och ha en god känsla för de värderingar och uppdrag företaget vill projicera.
För att välja en personlig assistent måste man först ta fram en arbetsbeskrivning med specifika uppgifter. Lista allt som den personliga assistenten kommer att ansvara för, och anteckna programvara och program som krävs för att utföra uppgifterna. Rangordna arbetsuppgifterna efter betydelse. Om assistenten kommer att tillbringa 60 % av dagen med att uppdatera webbinnehåll, är det ett måste att välja en assistent med en hög grad av internetvana. Alla medarbetare kan utbildas, men det bästa är om en personlig assistents styrkor ligger direkt i linje med huvuddelen av arbetsuppgifterna. Enstaka arbetsuppgifter kan läras på jobbet utan att mycket tid stjäls för utbildning.
Nästa lista bör identifiera företagets arbetsmoral. Vad är viktigast? Vara i tid? Bidrar du med kreativa idéer till teamet? Slutför arbetet i tid? Välj en personlig assistent som redan uppvisar de egenskaper och attityder företaget uppskattar. Förbered undersökningsfrågor i förväg för att utforska kandidatens arbetssätt och preferenser.
Många arbetsgivare frestas att välja en personlig assistent med liknande bakgrund och kompetens, eftersom de känner sig bekväma med förtrogenhet. Det här är ett misstag. Tanken med en personlig assistent är att ha någon i närheten som ska ta tag i det och bidra till laget. Istället för att anställa någon med samma kompetens, fråga om andra expertområden. Lista aktuella svagheter längst ner i intervjufrågorna och se till att även fråga om bakgrund inom dessa områden.
För att välja en personlig assistent som kan hantera de tekniska uppgifter som krävs bör man dra nytta av gratis onlinebedömningar. En persons ”expertnivå” i ett program kan vara en annans idé om ”nybörjare”. Glöm inte kommunikationsområden. Kommer den personliga assistenten att kommunicera med kunder via e-post eller andra metoder för skriftlig korrespondens? Få ett skrivprov. Programvara, kontorsmaskiner och vanliga kontorsprocedurer kan tränas, men det kan vara svårt att förbättra skrivförmågan för dem som inte är naturligt bekväma med skriftlig kommunikation. Felstavningar, stavfel och dålig grammatik är en stor avstängning för en klient.
Så, bedöm behoven och ägna lite tid åt att skapa arbetsbeskrivningen. Bestäm vilka kriterier som måste ha, begränsa sedan kandidaterna och begär testning. Lita på dina instinkter. Om kandidatlistan har minskats ordentligt, kommer toppvalen sannolikt att ha alla de viktigaste egenskaperna. Vid denna tidpunkt bör valet göras genom att välja den kandidat som du har den bästa relationen med.