Rollen som administrativ assistent har utvecklats dramatiskt i takt med att tekniken har förändrat standardrutinerna på kontoret. Administrativa assistenter fungerar nu som kontorschefer, desktop publishers, kommunikationsexperter och superanvändare av programvara. Ofta är det även administrativ assistents uppgift att utbilda personal även i ny kontorsutrustning och affärsprogram. Detta innebär att de mest effektiva administrativa assistentprogrammen kommer att erbjuda klasser i den senaste kontorstekniken och ge eleverna färdigheter och mjukvarukunskaper som kommer att vara uppdaterade om inte före trender inom affärspraxis.
Att gå ett administrativt assistentprogram krävs inte för att få jobb, men det krävs en rad kompetenser för att faktiskt fungera som administrativ assistent. Om man inte har tidigare kontorserfarenhet, är den bästa vägen att slutföra ett tvåårigt administrativt assistentprogram för associerad examen på en community college, teknisk högskola eller handelsskola. De billigaste programmen kommer sannolikt att finnas på offentliga högskolor, men kostnaden är inte alltid den viktigaste faktorn. Det första steget i urvalet är att göra en lista över alla lokala skolor som erbjuder ett administrativt assistentprogram. Jämför sedan alla klasser som erbjuds. Kurserna bör innehålla de senaste versionerna av den mest populära affärsmjukvaran. I USA är dessa vanligtvis Microsoft Office-program som Word, PowerPoint, Access, Excel och Outlook.
Att kontrollera jobbannonser online för en kandidats plats är ett utmärkt sätt att bygga en lista över de vanligaste programmen och färdigheter som önskas. Några andra grunder är Adobe Acrobat för att skapa formulär och HTML och CSS för att arbeta med webbplatser. Mycket beror på vilken bransch man vill arbeta i. Till exempel kommer en position som administrativ assistent på ett marknadsföringsföretag sannolikt att kräva mer kreativa skrivbordspubliceringsuppgifter, och en position på ett redovisningskontor kommer att kräva mer kunskap om finansiell programvara. Det är viktigt att välja fokus innan du väljer ett administrativt assistentprogram för att säkerställa att kurser kommer att finnas tillgängliga inom lämpliga områden.
Skolor som erbjuder praktikplatser med ett administrativt assistentprogram bör hamna högst upp på listan. Det här är det bästa sättet att knyta kontakter, nätverka för framtida jobb och skaffa nödvändig erfarenhet inför jobbjakten. Om det inte finns några skolor med praktikplatser kommer skolor i större storstadsområden att erbjuda fler möjligheter att skapa en egen praktikplats för dem som saknar erfarenhet. Efter att ha matchat kursutbud med önskad kompetens och jämfört kostnader, ring skolorna högst upp på listan och fråga om hjälp med arbetsförmedling och instruktörsbakgrund. Instruktörer med Microsoft Certified Trainer (MCT) eller Microsoft Office Specialist (MOS) referenser är garanterat uppdaterade om den senaste och bästa affärsprogramvarutekniken.