Kalkylblad är användbara för att spåra utgifter på flera nivåer. Deras kolumn- och radstruktur gör att de enkelt kan skrivas ut och delas mellan intresserade parter. För att skaffa det bästa kostnadskalkylarket måste användaren först definiera syftet med arket och de önskade resultaten av att använda det. Alla användares kompetensnivå bör också beaktas. Kostnad och tillgänglighet avrundar de slutliga kriterierna för det bästa kalkylarket för utgifter.
För att spåra hemkostnader finns surfplattor som består av 25 eller 50 kopior av ett kalkylblad för dagliga utgifter tillgängliga i kontorsbutiker. Dessa formulär ger utrymmen för att spåra måltider, bilsträcka, gasinköp och andra utgifter. Genom att flitigt använda dessa formulär kan användare noggrant analysera utgifter på dagliga, veckovisa eller andra relevanta perioder. Blanketterna är billiga, lätta att använda var som helst och kommunicerar resultat tydligt.
Datorversioner av papperskalkylarket erbjuds i många typer av kontohanteringsprogram för hem- och kontorsbruk. Dessa program har underprogram som hanterar samma utgifter men lägger till kategorier som träningsklasser eller uniformer. Nätverksanvändare kan fylla i formulären online och resultaten slås samman i företagets redovisningssystem. På eller offline måste kalkylarket för utgifter vara tydligt och entydigt. Mer sofistikerade program har felkontrollrutiner som filtrerar användarens inmatning och begränsar fel.
Företagsskala redovisningsprogram förbiser ofta nödvändigheten av projektkontroll på mellanchefsnivåer. Bra program erbjuder moduler som enkelt samlar in data på projektnivå, presenterar för mellanledningen och rullar upp värdena i redovisningsmodulerna. De bästa programmen skiljer faktiskt projektledningen från företagsredovisningen, vilket ger projekt- eller avdelningscheferna möjlighet att godkänna och skicka in utgifter till företagsnivå.
Mellan kommersiella mjukvarupaket och kommersiella formulär finns användarutvecklade formulär och program som använder kommersiella kalkylbladsapplikationer. Många mallar finns tillgängliga online som användaren kan anpassa. Kostnadskalkylblad kan kombineras för att ge input till ett annat program.
Många utgifter kalkylblad misslyckas med att implementeras effektivt eftersom det är alltför komplicerat. Belöningen med enkla kalkylblad, så länge som viktig information samlas in, är högre efterlevnad och noggrannhet. I ett försök att förhindra missbruk samlar företag ofta in diverse information som faktiskt inte är granskad eller användbar.
Barn kan läras att spåra sina egna utgifter för kläder eller underhållning som förberedelse för mer komplexa ekonomistyrningsuppgifter. Inkomsten är vanligtvis fast för en familj, och kostnadssidan av budgeten är ofta det enda element som kan hanteras. Barn kan designa sina egna utgifter kalkylblad på enkelt, reglerat papper och ta ett första steg mot ekonomiskt oberoende.