Det bästa sättet att välja gratisprogram för uppgiftshantering är att hitta en webbplats som granskar dessa typer av gratisprogram och att kolla in detaljerna för varje enskild applikation. Det finns gratisprogram för uppgiftshantering designade för användning i en akademisk miljö som förmodligen kommer att fungera bäst för studenter eller lärare. Vissa applikationer är designade för personer som har ett stort antal små uppgifter att utföra eller ärenden att utföra under dagen. Ytterligare andra gratisprogram för uppgiftshantering är designade speciellt för dem som arbetar i en professionell eller verkställande roll. Det finns bra gratisprogram för uppgiftshantering som passar nästan vilken livsstil eller vilket schema som helst. Någon med ett enkelt schema behöver bara ett enkelt program medan andra med mer komplexa scheman kanske vill ha ett program med funktioner som är tillämpliga för ett specifikt yrke eller schema.
En av de första sakerna att avgöra när man bestämmer sig för ett specifikt gratisprogram för uppgiftshantering är den ultimata användningen och funktionen av applikationen. De bättre applikationerna eller programmen för uppgiftshantering kan anpassas för att passa ett antal situationer, så det bästa du kan göra kan vara att ladda ner några och prova var och en i några dagar för att se hur den passar in i en specifik typ av schema. Användarvänlighet kommer att ha högsta prioritet för de flesta, så de enklare programmen med färre funktioner kan vara det bästa stället att börja. Som en allmän regel kommer uppgiftshanteringsprogramvara med många funktioner och funktioner att ha en högre inlärningskurva och kräva mer tid att bemästra.
Vissa uppgiftshanteringsprogram kommer att ha fler matematiska funktioner tillsammans med funktioner som hjälper till att lösa vissa typer av ekvationer, plotta grafer och skapa djupgående analyser av vissa funktioner. För personer i ett tidskänsligt yrke som juridik, reklam eller vilket jobb som helst som kräver att man håller ett strikt schema, kommer ett uppgiftshanteringssystem som fokuserar på att uppfylla faktiska deadlines eller att upprätthålla ett schema att fungera bäst. Vissa yrken kretsar kring projektledning och att uppfylla vissa kritiska riktmärken eller referenspunkter under veckor, månader eller till och med längre perioder och kräver ett uppgiftshanteringssystem som håller koll på framstegen, övervakar arbetsflödet och informerar nödvändiga inblandade parter. De som arbetar som en del av ett team kommer att vilja överväga uppgiftshanteringsverktyg som kan hantera fildelning och ett stort antal användare samt kontrollera information och koordinera många olika delade uppgifter och scheman.
En sista sak att tänka på är fördelarna med ett webbaserat uppgiftshanteringssystem. Även om det finns fördelar med att hantera uppgifts- och schemahantering i ett slutet nätverk eller till och med en enda dator, finns det också många fördelar med att använda och få åtkomst till verktyg för uppgiftshantering online. För det första, om ett program bara finns på en enskild användares dator och den datorn är skadad, stulen eller förlorad, är all data som lagras på den datorn borta. Om ett program eller en programvara finns på en server på en avlägsen plats kan den uppgiftshanteringsdata nås från vilken dator som helst från vilken plats som helst utan rädsla för dataförlust eller korruption. Freeware online-uppgiftshantering tillåter också flera användare att komma åt samma uppgiftshanteringsprogram och dela uppgift eller schemalägga information fritt samtidigt som varje användares privata data bevaras.