Business intelligence (BI) innebär att man använder datorer för att använda affärsdata som försäljning eller finansiella register. Denna typ av programvara hjälper en företagare att hålla reda på information om affärsaktiviteter så att han kan använda informationen för att göra positiva förändringar i företagets struktur. Funktioner i ett BI-system inkluderar datainsamling, spårning och visning. Det bästa business intelligence-systemet skulle innehålla de mest användbara funktionerna för ditt företag att analysera och tolka affärsdata. Business intelligence-program kallas ofta för business intelligence-verktyg.
Stora företag har ofta engagerade anställda som utför business intelligence-analyser, medan en småföretagare kan använda ett business intelligence-system på egen hand. Personal som använder ett business intelligence-system kan inkludera en business intelligence-konsult, en business intelligence-analytiker eller medlemmar av business intelligence-ledningen. Dessa anställda använder Business Intelligence-programvara för att undersöka data om företaget och dess aktiviteter och framsteg. En business intelligence-konsult är vanligtvis en kontraktsanställd som anställs av företaget för att ge råd till företaget om business intelligence. När det är dags för data att tolkas för användning undersöker affärsdataanalytikern data för värdefull information.
De flesta business intelligence-systeminställningar tillåter småföretagare och business intelligence-chefer att se affärsdata i många olika typer av grafiska representationer, som diagram och grafer. Business Intelligence hjälper en ledningsgrupp att övervaka prestationsdata, ofta i realtid. Vissa business intelligence-systemfunktioner har prognosalternativ som gör att användaren kan förutsäga framtida trender i data. Ett business intelligence-system med bra prediktiv data kan hjälpa en företagare att fatta välgrundade beslut angående framtida åtgärder i företaget.
Vissa business intelligence-system spårar kunddata så att ett företag kan lära sig av kundinteraktioner och ge bättre service. En vanlig form av business intelligence-system inom restaurangbranschen är en kundlogg, som kan logga beställningar från en kund och tillåta arbetare att dela anteckningar om kunden, inklusive vanliga tipsbeteenden, egenheter och favoritmat. Att behålla data om kunder gör att ett företag kan betjäna kunder bättre individuellt samtidigt som det erbjuder värdefull storskalig data som kan hjälpa en ägare att fatta beslut om verksamheten. Vissa system tillåter också företagschefer att sortera och kartlägga kunddata.
Business intelligence-chefer som ofta är utanför kontoret kan välja ett business intelligence-system med möjlighet att komma åt information på vägen. Vissa system registrerar information om företagets verksamhet, lagrar video från företagets anläggningar och håller reda på om viktiga maskiner som datorer, servrar och tillverkningsutrustning är online. Dessa system erbjuder ofta fjärråtkomst som ger tillgång till affärsinformationsdata via webben.