När du försöker bestämma dig för rätt arkivskåpsstorlek kan det vara bra att veta hur många filer du kan tänkas vilja placera i detta skåp. Du kanske också vill överväga om du är mer benägen att använda papper eller filer i storleken Letter eller Legal, eftersom detta kan påverka storleken på lådorna. Rätt arkivskåpsmått kan bero på hur mycket utrymme du har på ditt kontor och hur mycket utrymme som behövs för att öppna lådorna.
För att välja rätt arkivskåpsstorlek kan det vara bra att veta hur många filer du kan behöva förvara inuti skåpet. Detta kan ofta bero på om du använder arkivskåpet för affärs- eller personligt bruk. Om du planerar att använda denna möbel hemma kan ett arkivskåp med en eller två lådor vara tillräckligt stort, men du kanske vill ha ett arkivskåp med fyra lådor för ett privat kontor.
De flesta dokument skrivs ut på papper i standardstorlek, juridiska och fastighetsdokument skrivs ibland ut på längre ark. Detta innebär att dessa dokument normalt är för stora för att passa in i enheter med genomsnittliga arkivskåpsmått. På samma sätt kan standardarkivmappar vara för små om arkivskåpets storlek är avsedd för juridiskt pappersarbete. Det kan vara en bra idé att veta vilken storlek papper du normalt arkiverar och om du ofta arkiverar både vanliga och legala handlingar kan du behöva köpa ett separat arkivskåp för varje typ.
Det är en bra idé att mäta upp området där du planerar att ställa ditt arkivskåp innan du går och handlar. Detta kan berätta vilken storlek på arkivskåpet som kan passa i det utrymme du har. Ett vertikalt arkivskåp tar normalt mindre golvyta än ett horisontellt. Det kan också ibland rymma fler mappar än flera fyra lådor arkivskåp placerade sida vid sida. Detta kan göra det till ett bättre val om du upprätthåller hundratals register, vilket kan vara fallet om du hanterar filer för en medicinsk kontor eller skola.
Se till att öppna och stänga mapplådorna helt så att du vet hur mycket utrymme det tar att skjuta ut dem helt. Om du placerar arkivskåpen i ett litet rum eller en hall kanske du inte har mycket utrymme för att öppna lådorna. I det här fallet kanske du vill köpa ett arkivskåp som inte är lika djupt. Ett annat alternativ kan vara att köpa en med dörrar som lyfts upp, eftersom dessa kan placeras i områden som annars kan vara för små för långa lådor att öppnas i.