Webbkonferensprogramvara används främst av företag, samarbetspartners och högskolor, och att välja rätt program för dina konferensbehov kommer att göra processen mycket enklare. Varje webbkonferensprogram har ett maximalt antal deltagare, och detta maximala antal måste vara tillräckligt för att inkludera alla nödvändiga; annars måste du sätta en gräns för deltagare under en konferens. Du bör kontrollera konferensmetoden, som text eller video, för att säkerställa att konferensen kan presenteras som du vill att den ska vara utan att behöva betala för funktioner som du inte kommer att använda. En handuppräckningsfunktion kommer att göra det lättare för deltagare att artigt ingripa under en sådan konferens. Filer delas ofta under en webbkonferens, och en strömlinjeformad plattform för fildelning kommer att göra detta enklare.
Precis som en fysisk konferenssal kommer webbkonferensprogramvara att ha ett maximalt antal deltagare som kan delta i en webbkonferens på en gång. Du bör kontrollera det här numret innan du väljer ett program och se till att maxvärdet är tillräckligt så att alla kan delta. De flesta program har en hög gräns, från 100 till 1,000 XNUMX deltagare, vilket borde vara tillräckligt för de flesta användningsområden.
Det finns flera sätt att genomföra en webbkonferens, inklusive textkonversation, videokonferens eller via en ljudkanal. Även om de flesta konferenser kommer att dra nytta av att blanda dessa metoder, bör du bara välja metoder som du ska använda. Att skaffa webbkonferensprogramvara med metoder som inte kommer att användas är vanligtvis bara slöseri med pengar, eftersom dessa funktioner vanligtvis driver upp priset på konferensmjukvaran.
I en konferens där alla deltagare är i ett rum är det lätt att veta när någon vill interagera, eftersom han eller hon kan göra ett ljud eller räcka upp handen. För att efterlikna denna upplevelse har vissa webbkonferensprogram en handhöjningsfunktion som skapar en liten hand eller liknande grafik nära deltagarens profilnamn. Detta gör att du kan bekräfta en deltagares begäran att tala eller be honom eller henne att vänta ett ögonblick så att du kan avsluta din tanke. Annars kan deltagaren behöva avbryta för att få fram sin poäng.
Under en webbkonferens delas filer vanligtvis så att deltagarna kan läsa eller se material som någon annan pratar om. Detta är samma sak som att skicka ut kopior av ett dokument vid en vanlig konferens. För att underlätta detta bör det finnas ett strömlinjeformat fildelningssystem i webbkonferensmjukvaran så att dessa filer snabbt kan delas mellan deltagarna utan större problem och utan försenade nedladdningar.