Programvara för fakturering med öppen källkod används av fysiska företag och onlineföretag för att fakturera kunder för tjänster och för att ta ut årliga eller månatliga avgifter för prenumerationer. Många företag använder programvara för fakturering med öppen källkod för faktureringscykler, så möjligheten att använda anpassade cykler med alla tillhörande kontantbelopp gör att företaget kan göra många olika prenumerationspaket. Att kunna generera fakturor automatiskt kommer att hindra administratören från att gå igenom den långa processen att skapa en helt ny faktura, fylla den med information och sedan ge den till kunden. Utskrift och e-post av fakturaverktyg gör att användaren kan tillhandahålla antingen en elektronisk eller pappersbaserad version av fakturan till kunden. Påminnelseverktyg för förskottsbetalning ser till att kunderna inte glömmer att betala i tid.
Faktureringscykler, särskilt för ägare av företagswebbplatser, tillåter ett företag att ta ut en kontinuerlig prenumerationsavgift av en kund. För att göra en effektiv prenumerationstjänst, där kunden har flera olika cykelval, bör faktureringsprogramvara med öppen källkod kunna skapa anpassade cykler, såsom en månadscykel, en halvårscykel och en årscykel. Administratören bör också kunna ange anpassade värden för varje cykel, eftersom årscykler tenderar att debitera mindre per månad än en månadscykel.
En faktura är inte det svåraste dokumentet att skapa, men det tar extra tid när det görs manuellt. Om faktureringsprogramvaran med öppen källkod kan automatiskt generera en faktura kommer detta att göra det lättare att betjäna kunden utan att behöva skriva in all information för en faktura. För att korrekt generera en faktura kommer det vanligtvis att finnas textfält för administratören att fylla i, men detta tar bara några sekunder till skillnad från några minuter.
Efter att fakturan skapats måste administratören fortfarande leverera fakturan till kunden. Beroende på om företaget är ett fysiskt företag eller onlineföretag, kommer utskrift eller e-postleverans att krävas. Vissa fysiska företag e-postar fakturor till vanliga kunder och vissa onlineföretag skriver ut och skickar fakturor till andra företag, så den bästa faktureringsprogramvaran med öppen källkod bör tillåta båda leveransmetoderna.
De flesta kunder är bra på att betala sina fakturor under en faktureringscykel, men vissa kunder kan glömma sina skyldigheter. För att säkerställa att kunderna inte glömmer, kan ett påminnelseverktyg för förskottsbetalning hjälpa företaget att samla in alla pengar de är skyldiga. Det här verktyget skickar ut ett e-postmeddelande till kunderna och påminner dem om deras räkning på ett diskret sätt.