Teknik är extremt fördelaktigt för företag som behöver använda och följa allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) i affärer. GAAP-mjukvara representerar specifika typer av teknik som ett företag kan använda för att registrera finansiell information elektroniskt. Att välja den bästa GAAP-mjukvaran kan involvera saker som kostnad, användning och tillgänglighet för uppgraderingar i framtiden. Användningen av teknik i dagens affärsmiljö gör det möjligt för både små och stora företag att använda bokföringsprogram. I vissa fall kan en offentlig revisionsbyrå vara till hjälp för att avgöra vilken programvara som är bäst för företaget.
Även om teknikkostnaderna kan fortsätta att minska för viss mjukvara eller hårdvara i takt med att tekniken förbättras, kan GAAP-mjukvara ibland vara kostbar. Till exempel har små företag vanligtvis inte de resurser som krävs för att fullt ut implementera ett bokföringsprogram. När kostnaden blir ett problem kan ett företag besluta att välja GAAP-programvara som börjar i det lilla och sedan lägga till andra delar i det ursprungliga paketet. Till exempel kan ett litet företag börja med en eller två redovisningsprogrammoduler till låg kostnad och sedan köpa mer när företaget växer. Större företag kan också använda mjukvarutekniken på liknande sätt, börja i det små och få fler bitar efter behov.
Användningen av GAAP-mjukvara kan också påverka valet av teknik i ett företags affärsverksamhet. I vissa fall kan det finnas rekommenderad GAAP-programvara från offentliga revisionsbyråer eller Financial Accounting Standards Board (FASB), den organisation som ansvarar för att skapa GAAP. Dessa rekommendationer är viktigast för företag som arbetar i tekniska branscher som har specifika redovisningsprocesser för affärsinformation. Ett företag kan behöva använda samma bokföringsprogram som till exempel dess offentliga revisionsbyrå, så överföringen av information är enklare än att använda ett annat mjukvarusystem. Användningen av ett varumärkesprogramvarusystem kan vara bäst om företaget som tillhandahåller tekniken har en konkurrensfördel på marknaden.
GAAP förblir sällan densamma på lång sikt; FASB gör ständigt justeringar för att förbättra företagens finansiella rapportering. Därför måste GAAP-mjukvaran som ett företag använder också kunna förbli uppgraderad för förändringar i redovisningsprinciper. Teknikföretaget bakom mjukvaran ska ha möjlighet att uppgradera mjukvara för nya redovisningsprinciper utan att stänga av hela systemet. I vissa fall kan det vara det bästa alternativet att uppdatera varje modul vid olika tidpunkter. Detta kan hjälpa till att undvika kostsamma uppgraderingar som kan skapa svåra kontinuitetssituationer med bokföringsprogramvaran.