Faxserverprogram med öppen källkod är gjorda för att hjälpa företag att spåra faxanvändning och göra det mycket lättare att skicka och ta emot fax genom att lagra allt i en dator. Sanna faxservrar kräver hårdvaruservrar för att fungera, men en faxserver med öppen källkod eliminerar detta behov genom att virtualisera alla tjänster och lämna bara hårddiskutrymme som ett behov. Bortsett från virtualisering kommer den bästa faxservern att kunna ansluta till databaser för lagringsändamål och kommer att kunna dirigera inkommande fax till rätt användare. Det kommer också att kunna blockera vissa telefonnummer, till exempel nödtelefonnummer, så att det inte slösas bort tid eller pengar.
En av de många uppgifterna för en bra faxserver med öppen källkod är att utföra virtualisering av alla tjänster. En riktig faxserver kräver en serverdator, serverprogramvara, en stor mängd resurser och telefonkablar. En virtualiserad faxserver behöver bara hårddiskutrymme, även om vissa kan kräva en telefonkabel, beroende på modell. Virtualiserade program kan spara ett företag pengar, eftersom färre resurser och hårdvara behövs, vilket gör det lättare att köra och underhålla.
De flesta faxservrar med öppen källkod behöver faxservrar eftersom de tar emot eller skickar en enorm mängd fax. För att hålla jämna steg med detta behov, och för att hjälpa till att lagra alla inkommande och utgående fax, bör en faxserver med öppen källkod kunna ansluta till en databas. På så sätt kan databasen lagra all information utan att användaren behöver spara dokumenten manuellt.
När en faxserver med öppen källkod tar emot ett fax kan den göra en av två saker. Den kan spara alla fax i en stor inkorg tills en användare öppnar den, eller så kan den dirigera faxet till lämplig användare. Att dirigera ett fax till rätt användare kräver vanligtvis en del inledande arbete eller programmering, men detta kommer att öka effektiviteten hos faxservern och säkerställa att varje användare får sitt fax så snart det tas emot.
Vissa faxservrar med öppen källkod, precis som vanliga fax, kan ringa nummer av misstag, till exempel 911 och andra nödnummer. Detta kostar företaget pengar, eftersom dessa tjänster normalt tar betalt för onödiga samtal, även om företaget inte menade att ringa samtalet. Möjligheten att blockera dessa nummer – och andra telefonnummer som inte främjar en arbetsmiljö – säkerställer att faxet endast används för affärsändamål.