Fastställandet av de bästa ingenjörskonsulterna för ett projekt är lättare om formella projektledningsprocedurer följs under urvalsprocessen. Ingenjörskonsulter anlitas för en mängd olika jobb som sträcker sig från tillämpad forskning till design och konstruktion av stora anläggningar. Konsulternas tjänster förvärvas genom utarbetande av en begäran om förslag (RFP) och efterföljande utvärdering av svaren. RFP-processen, som även kan skrivas av konsulter, måste hanteras av personer som är väl kvalificerade inom sitt område och kunniga om de önskade resultaten. Kvalitetskontrollåtgärder kräver att urvalsgruppen utvärderar tidigare arbetsreferenser från de ledande kandidaterna för jobbet.
Procedurerna för projektledning som följs av urvalsgruppen inkluderar förberedelser i rätt tid av RFP, upprättande av ett sätt att kommunicera med de intresserade anbudsgivarna och en mekanism för att tillåta eller förbjuda ytterligare arbete eller ett annat tillvägagångssätt från anbudsgivaren. Dessutom måste planerare kommunicera sitt schema för inlämning och analys av svar. Ofta, men inte alltid, avslöjas också utvärderingskriterierna.
RFP:n är dokumentet som förmedlar projektet till de intresserade ingenjörskonsulterna. Arbetets omfattning är den enskilt mest avgörande delen av RFP:n och urvalsprocessen som helhet. När målet för projektet är tydligt definierat, kommer ingenjörerna själva ofta avböja att bjuda om de inser att projektet inte är inom deras expertområde.
Omfattningen anger början och slutpunkterna för projektet. Det kommer att inkludera vad som är känt och okänt om processen eller projektet, vilket gör att ingenjörerna kan realisera testnings- eller experimentarbetet som ska inkluderas i deras förslag. En välskriven omfattning kommer att visa resultatet av projektet så detaljerat att det är lätt för alla parter att veta när projektet är färdigt och av acceptabel kvalitet. Återstoden av RFP kommer att beskriva det arbete som ska utföras, leveranser, förväntningar på kvalitetskontroll och de erforderliga förfallodatumen för olika milstolpar.
Arbetsuppgifterna beskrivs vanligtvis i en hierarki av mål och delmål som kallas ett arbetsuppdelningsschema (WBS). Arbetet med att utarbeta en WBS försäkrar planerare att projektet är heltäckande och att inga delar har glömts bort. Budgivare använder WBS som ett lättförståeligt sätt att presentera sitt svar och en checklista för fullständighet.
Urvalskommittén måste utvärdera utmanarna på mer än de skriftliga dokumenten för att ha förtroende för att de bästa ingenjörskonsulterna väljs. Tidigare projekt av liknande karaktär, om sådana finns, bör studeras för att fastställa konsulternas förmåga att leverera resultat av hög kvalitet i rätt tid. Många projekt innehåller mellanliggande utvärderingspunkter för att avgöra om resultaten är i linje med målet. Incitament tillämpas ibland för att främja att scheman följs.
När RFP-processen är klar behöver projektet inte nödvändigtvis tilldelas. Många gånger upptäcker ledningen saknade länkar i projektet som blev uppenbara vid granskning av svaren. Granskningen av projektet av flera icke inblandade expertteam kan peka på bristfällig eller saknad information. Ibland upptäcks de bästa ingenjörskonsulterna genom att läsa svaret som räknar upp ofullständiga data eller dåliga antaganden i den ursprungliga RFP:n.