En kostnadshanteringsplan listar detaljerna om förväntade utgifter för ett projekt. Företag kan också förbereda dessa planer för andra områden i deras företag, beroende på dess syfte. För att utveckla en kostnadshanteringsplan kommer företagets ledningsgrupp att identifiera aktiviteter som producerar kostnader, lista de material som behövs för projektet, utveckla en tidslinje för projektet och ange de mått som används för att mäta kostnader och eventuella avvikelser som uppstår. Andra objekt kan finnas på planen, beroende på projektets storlek och omfattning.
Att identifiera kostnadsaktiviteter är nödvändigt för att säkerställa att företaget specificerar alla områden som det förväntar sig att ådra sig utgifter. På produktionsliknande projekt inkluderar dessa kostnader vanligtvis material och arbete som krävs för att producera varan. Tjänstebaserade projekt kommer dock att ha en annan inriktning; företaget måste identifiera områden som kundservice, leverans, kringtjänster eller andra indirekta områden som kommer att lägga kostnader på projektet.
Listningsmaterial är nödvändigt för en kostnadshanteringsplan eftersom de flesta företag kommer att förbereda budgetar med denna information. Många kostnadsbaserade projekt tas upp vid specifika tidpunkter under året. Företag kommer att ha en budgetgräns för dessa projekt och accepterar vanligtvis en eller flera som uppfyller de kostnadsbegränsningar som anges i kostnadshanteringsplanen. Bolaget kan även komma att justera planen för att genomföra fler projekt inom den angivna budgeten.
Företag kommer också att behöva specificera hur de kommer att spåra kostnader förknippade med deras plan. Detta kan innefatta att spåra kostnaden för material och arbetskraft som används i projektet genom att ange faktiska kostnader. Tillfälliga föremål kan kräva olika mättekniker. Till exempel, om ett företag förväntar sig att använda arbetare från en separat avdelning på det nya projektet, kan det använda en procentsats för att beräkna motsvarande kostnad. Kostnadshanteringsplanen kan ange att 25 procent av arbetskraften från IT-avdelningen går emot det nya projektet.
Andra poster som ska inkluderas i kostnadshanteringsplanen inkluderar en tidslinje och variansanalys för planen. Tidslinjen hjälper till att undvika kostnadsöverskridanden och säkerställa att projekten förblir lönsamma; i vissa branscher, som t.ex. byggbranschen, är tidslinjer nödvändiga för att få betalt. Denna process hjälper till att kompensera de tidiga kostnaderna i projektledningsplanen.
Variansmätningar är också nödvändiga för att avgöra varför en kostnadshanteringsplan kan ha ett kostnadsöverskridande. Företag kan sedan jämföra planen med faktiska utgifter och fastställa orsaken till eventuella skillnader mellan de två.