När ett företag eller en organisation växer blir behovet av att fastställa riktlinjer för upphandling viktigare. Upphandling eller inköp är hanteringen av alla utgifter för tjänster och varor. Som en aspekt av övergripande företagsledning är det en central funktion som direkt relaterar till kostnadsbegränsning, minskning av utgifter och ökad vinst. Även om de flesta förknippar upphandling med stora företag och affärer på flera miljoner dollar, kan upphandlingsriktlinjerna hjälpa alla företag, stora som små.
Upphandlingsområdet är så brett att det är bäst att dela upp det i distinkta affärsprocesser. Huvudkategorierna är: leverantörshantering, kontrakterade varor och tjänster, betalningsvillkor, trösklar och arbetsuppdelning. Förutom att identifiera de olika affärsprocesserna, finns det tre punkter som måste slutföras för att utveckla upphandlingsriktlinjer: upprätta organisationsstruktur och roller, implementera redovisningskontroller och definiera ansvarighet och ansvar för upphandlingsprocesser inom organisationen.
Standardmetodiken som används för att ta fram riktlinjer för upphandling är att skapa en filmapp för riktlinjerna. Inom den här mappen skapar du en separat för var och en av de viktigaste affärsprocesserna. När riktlinjerna utvecklas, skapa processguider för de olika roller och avdelningar som är involverade i processen. Inkludera ett avsnitt om tillsyn och ledningsrapporter, samt ett flödesdokument för ledningsgranskning. Alla riktlinjer bör granskas och diskuteras med de berörda områdena, och presenteras för den högsta ledningen för granskning. Efter godkännande krävs utbildning för alla användare för att implementera riktlinjerna.
Den första punkten att granska är de olika aktörernas roller och ansvar i upphandlingsprocessen. Identifiera vem, vad, var och varför för varje transaktion, och bestäm startpunkten eller aktiviteten. Till exempel, när en avdelning behöver kontorsmaterial, vem är ansvarig för denna process? Hur bestämmer de vilken leverantör de ska kontakta? Vad är det maximala beloppet de kan spendera och vem godkänner detta köp? Dessa frågor är alla centrala för att ta fram riktlinjer för upphandling.
Bokföring tillhandahåller en standardstruktur för att spåra och hantera utgifter. Användningen av inköpsrekvisitioner, inköpsorder, offerter, kontrakt och andra inköpsverktyg påverkar alla redovisningsfunktioner. Typiska redovisningskontroller fokuserar på att minska risken för bedrägerier, få bästa valuta för dollarn, ta emot förhandlade priser och villkor samt godkännandebemyndiganden. Dessa poster kan hanteras i ett datoriserat system, men de måste först definieras i affärsprocessriktlinjerna.
Ansvar och ansvar är en viktig drivkraft vid upphandling. De flesta organisationer fokuserar på dollarvärdet på inköpsordern eller kontraktet, men kan förbise den totala summan som spenderas på en viss vara. Att bestämma lämplig position för att ansvara för att förhandla med leverantören och behandla inköpsorder är ett viktigt steg i upphandlingsriktlinjerna.