För att hålla ett kalkylblad för månatliga utgifter tycker de flesta att det är lättast att använda ett datorkalkylprogram, eftersom det gör det enklare att göra snabba ändringar och uppdatera kalkylarket efter behov. Naturligtvis är det också möjligt att använda papperskalkylblad för att spåra månatliga utgifter. Du kan välja att skapa en mall för månatliga utgifter; du kan skapa mallen själv, eller hitta en online gratis. Sedan kommer det att vara nödvändigt att bestämma vad du vill inkludera i ditt månatliga utgiftskalkylblad.
Vissa människor använder ett kalkylblad för månatliga utgifter som en typ av allmän budgetguide för utgifter. De kommer att bestämma den ungefärliga summa pengar de förväntar sig att spendera i vissa kategorier varje månad; till exempel hyra eller bolånebetalningar, bilbetalningar, sparande, diverse utgifter som att gå ut och äta eller köpa nya kläder eller sjukvårdskostnader, bara för att nämna några. Sedan kommer de att försöka hålla sig till den tilldelade summan pengar i varje kategori, men kanske inte föra detaljerade register över det belopp som faktiskt spenderats. För personer som redan är ganska väl insatta i att hantera pengar kan denna typ av kalkylblad för månatliga utgifter vara mycket effektiva och kan hjälpa till att hålla utgifterna inom budgeterade belopp.
För personer som har problem med att hantera pengar kan dock ett mer komplext kalkylblad för månatliga utgifter vara nödvändigt. Kalkylbladsmallen kan ställas in på samma sätt som det första exemplet, med ett antal olika kategorier och beräknade utgifter för varje, jämfört med månadsinkomst. Men istället för att bara försöka hålla sig till dessa kategorier kan det vara bra att skriva ner varje utgift varje månad för att se vart pengarna tar vägen. Detta kommer att ge en tydlig bild av hur pengar spenderas och kan göra det tydligt var du behöver göra ändringar för att hålla dig till din månadsbudget.
Du kan till och med välja att skapa två månatliga utgifter kalkylblad; en för att spåra dina budgetkategorier och en där du spårar de faktiska köpen du gör. Det är därför som vissa tycker att det är användbart att hitta gratis mallar online, eftersom de gör det lättare att organisera och uppdatera utgifter. Vissa människor kommer att uppdatera sina kalkylblad dagligen, medan andra kommer att spara kvitton till slutet av veckan och sedan uppdatera det; det är bäst att hitta den metod som fungerar lättast för dig, så du kommer att hålla fast vid den. Du kommer då att kunna gå tillbaka genom kalkylbladen och se hur dina utgifter har förändrats över tiden.