Du kan spåra en utestående check genom att registrera checknumret och betalningsbeloppet i din checkboksreskontra och dra av checkbeloppet från ditt register över det tillgängliga saldot på det konto som checken dras på. När checken presenteras för betalning tar din bank bort pengarna från ditt konto. Banken meddelar dig sedan att transaktionen angående checken är klar, vanligtvis genom att tillhandahålla ett månatligt kontoutdrag som visar checken som betald och, i vissa fall, tillhandahålla originalet eller en kopia av den annullerade checken till dig för dina filer.
En check är ett lagligt betalningsersättning för kontanter. Varje checkdokument innehåller viss standardinformation, inklusive banknamn, routingnummer och kontonummer som anger var kontot som innehåller pengarna för att betala checken finns och ett checknummer i det övre högra hörnet. Denna information används av parterna i transaktionen och banken för att spåra checken genom betalningssystemet.
Varje checkkontoägare är ansvarig för att upprätthålla en korrekt registrering av saldot på kontot. Precis som kontanter kan du använda en check för att göra en betalning utan att först meddela banken eller officiellt sätta undan pengarna på kontot. Banken har ingen möjlighet att veta att vissa medel på ett checkkonto har förpliktats av en utestående check förrän checken presenteras för banken för betalning. När checken lämnar din besittning finns det bokstavligen inget sätt att spåra den förrän mottagaren presenterar den för betalning.
En utestående check kan endast ytligt spåras på papper av kontoinnehavaren vid utfärdandet av checken. Sedan försvinner den från alla spårningssystem medan mottagaren håller checken. Den dyker upp igen för spårning när mottagaren presenterar den för betalning. Om en mottagare innehar checken en orimlig tid utan att sätta in den för betalning, tenderar det att skapa ett problem i kontoinnehavarens register. Pengar förblir tillgängliga på kontot som faktiskt är skyldiga av en utestående check, vilket skapar en möjlighet för misskötsel och kontoöverdrag.
Kontoinnehavare spårar en utestående check på papper genom att föra en kontobok som återspeglar ett verkligt kontosaldo när som helst. I reskontran antecknar du checknumret och drar checkbeloppet från saldot på kontot. Saldot i reskontran kommer att skilja sig från saldot på kontot tills checken presenteras för betalning, men det återspeglar det tillgängliga saldot av oengagerade medel. I slutet av månaden förser banken dig med ett kontoutdrag och ibland kopior av annullerade checkar så att du kan stämma av din reskontra till din kontoaktivitet.