Det finns ett antal situationer där en person kan behöva skriva ett undantagsbrev. Till exempel kan det behövas att förklara varför en skattebetalare är befriad från att betala vissa lokala, statliga eller federala skatter. Dessutom kan ett sådant brev behövas för att juridiskt hävda ett undantag från lagstadgade vaccinationer eller andra lagkrav som en person har ett giltigt skäl för att inte följa. Även om varje situation kan kräva lite olika information, kommer formatet på ett undantagsbrev att vara i stort sett detsamma oavsett avsedd användning. Brevet bör innehålla grundläggande identifieringsuppgifter, en förklaring av den juridiska skyldigheten och skälet till undantaget och tydligt ange att författaren gör anspråk på undantaget.
När du skriver ett undantagsbrev är det första steget att se till att korrespondensen är adresserad till rätt person eller byrå. Skattebyråer kan till exempel ha många olika kontor och adresser som tar emot skattebetalarnas korrespondens. Ett enkelt telefonsamtal bör säkra korrekt postadress och namn på den person som brevet ska adresseras till, om så är lämpligt.
Själva brevet bör innehålla skribentens relevanta information, om inte på brevpapper, såsom namn, adress och e-postadress eller telefonnummer. Efter att ha adresserat det korrekt, bör brevet ange vad det avser, till exempel ”befrielse från försäljningsskatt” eller ”vaccinationsbefrielse.” Ett personnummer eller personnummer bör också anges så att mottagaren vet vems register som berörs av undantaget.
Inom ramen för ett undantagsbrev bör skribenten ange vilken rättslig skyldighet han eller hon ansöker om dispens. Till exempel, om den rättsliga skyldigheten är att betala omsättningsskatt, bör författaren till brevet erkänna att denna skyldighet är föremål för brevet och därför undantaget. Efter att ha angett vad den rättsliga skyldigheten är bör skribenten förklara varför han eller hon har rätt till undantag från skyldigheten. Om möjligt bör författaren inkludera en hänvisning till en rättskälla som berättigar honom eller henne till undantaget.
Tillsammans med att förklara den juridiska skyldigheten och anledningen till att författaren anser att han eller hon har rätt till undantaget, bör brevet tydligt ange att skribenten gör anspråk på undantaget. Om undantaget gäller en minderårig, som i fallet med vaccinationsskyldighet, måste skribenten ange barnets namn, förhållande till barnet och hävda föräldrabefrielsen av till exempel religiösa skäl. Att ange undantaget i en enkel mening i slutet av brevet bör göra det klart för läsaren att författaren gör anspråk på undantaget.