Om du funderar på att bli en sponsor eller försöker utveckla någon typ av sponsringsprogram för att finansiera en person eller ett företag, bör processen definitivt börja med ett sponsoravtal för att skydda alla inblandade. Ett sponsringskontrakt är ett relativt enkelt dokument som definierar vad finansieringen är till för, den sponsrade partens ansvar, hur tillgångar ska fördelas och ett antal andra variabler. Även om många av dessa faktorer kanske inte är helt klara i början av projektet är det viktigt att sponsringspaketet tar hänsyn till oförutsedda förändringar så att det inte uppstår några missförstånd senare. Det bästa sponsringsavtalet täcker alla möjliga scenarion som senare kan påverka affärsrelationen mellan de två parterna.
Det första steget i att skriva ett sponsringsavtal är att definiera projektets omfattning. Om sponsringsfinansieringen är till för en högskolestudent som behöver hjälp med undervisning, till exempel, måste sponsorn i förväg bestämma om detta ska vara ett årskontrakt eller ett fyraårsavtal. Saker som när studenten skulle få finansiering och hans övergripande ansvar måste också ligga inom kontraktet. Det skulle också behöva finnas avsnitt som förklarade vad som skulle hända om hans betyg sjunker eller om han måste missa en termin på grund av sjukdom. Var och en av dessa klausuler måste vara exakta, vilket innebär att båda parter tydligt vet hur partnerskapet kommer att fungera och vad som kommer att hända om någon bryter mot avtalet.
Även om ett sponsringsavtal kan vara skrämmande med alla definitioner och undantag, är det dessa villkor och klausuler som skyddar dig från den andra partens försumlighet. Kom ihåg att ett sponsringskontrakt alltid kan redigeras vid ett senare tillfälle för att ge den andra parten ett visst spelrum om oförutsedda omständigheter inträffar, eller så kan du också muntligen gå med på ett kort uppskov från villkoren. Det kommer att vara mycket svårt för dig att förhandla fram ett strängare kontrakt när originalet träder i kraft, så se till att dina intressen alltid skyddas skriftligt första gången.
Det är också viktigt att komma ihåg att när en person eller ett företag försöker få en sponsor är den dokumenterade forskningen sällan så grundlig som den borde vara. Det betyder att du bör vara expert på den typen av affärsaffärer innan du ens överväger att skriva ett sponsringsavtal; om du inte är det, är det förmodligen dags att söka professionell hjälp. Advokater anlitas ofta för att skriva sponsoravtal på uppdrag av sponsorn av just denna anledning – de kommer att undersöka olika kryphål för att säkerställa att kontraktet skyddar dig i alla möjliga situationer. Om du är osäker på din förmåga att skriva ett grundligt sponsringsavtal, kontakta en fackman.