Ett frånvarobrev ska ange orsaken till varningen och specifika datum när en anställd missade arbetet. Att lista det önskade resultatet ger den anställde besked om att företaget förväntar sig att närvaron kommer att förbättras. Den här varningen förklarar vanligtvis konsekvenserna av upprepad oursäktad frånvaro från arbetet och inkluderar en kommentar som indikerar en tro på att problemet kan lösas. Ett frånvarobrev kan beskriva problem i det förflutna av liknande karaktär.
Vissa företag föredrar ett möte ansikte mot ansikte med en anställd som saknar för mycket arbete som det första steget innan ett frånvarobrev går ut. Att ge arbetstagaren en kopia av hans eller hennes närvaroprotokoll dokumenterar överdriven frånvaro och kan vara den enda åtgärd som krävs för att lösa problemet. Ett möte ger också den anställde möjlighet att förklara omständigheter på jobbet eller i sitt privatliv som orsakar frånvaro.
Ett frånvarobrev erbjuder ibland rådgivning till den anställde eller ber honom eller henne att samtycka till en läkarundersökning. Detta brev bör förbli professionellt och inte innehålla några personliga åsikter från arbetaren. Anledningen till skrivelsen bör anges, tillsammans med potentiella konsekvenser om arbetsnärvaron inte förbättras. Om en företagspolicy reglerar anställdas närvaro kan policyn nämnas i frånvarobrevet.
Om en anställd fortsätter att missa sitt arbete utan anledning, kan en andra skrivelse vara strängare formulerad. Det kan notera tidigare varningar och bristande förbättring av den anställdes närvarofrekvens. Hotet om uppsägning förekommer generellt i detta frånvarobrev. Bevis på dålig närvaro bör tydligt anges i denna varning, tillsammans med eventuella ansträngningar från arbetsgivarens sida för att lösa problemet.
Människor saknar arbete av olika anledningar, inklusive sjukdom och skador. Dessa förhållanden ligger vanligtvis utanför arbetarens kontroll och accepteras som legitima skäl för frånvaro. Vissa företag ber om bevis från en läkare om medicinska problem hindrar en person från att gå till jobbet, särskilt om frånvaron omfattar en lång tidsperiod. När en anställd ofta missar arbetet av skäl som han eller hon kan kontrollera, motiverar det vanligtvis progressiva disciplinära åtgärder.
Vanlig frånvaro kan definieras i företagets policy, men innebär vanligtvis endagsfrånvaro som ofta förekommer. Ledningen beräknar vanligtvis det totala antalet dagar en anställd misslyckades med att dyka upp under en längre tidsperiod. Detta antal kan jämföras med närvarofrekvensen för andra anställda för att avgöra om frånvaron är för stor.
Den sista åtgärden som vanligtvis vidtas för att hantera kronisk frånvaro kan komma som ett uppsägningsbrev. Detta brev bör tydligt notera att en anställd misslyckades med att korrigera sin närvaro efter varningar. Ett uppsägningsbrev ber vanligtvis den anställde att lämna in nycklar, utrustning, uniformer och annan egendom som tillhör företaget. Det innehåller vanligtvis ett ikraftträdandedatum och en deadline för återlämnande av egendom.
Frånvaro drabbar kollegor på arbetsplatsen som kan täcka uppgifter som normalt utförs av frånvarande medarbetare. När detta händer upprepade gånger kan det skapa förbittring och påverka moralen. Ekonomiska konsekvenser kan innefatta att betala övertid för att någon ska utföra arbete som vanligtvis utförs av den frånvarande anställde. Frånvaro kan också påverka produktiviteten och störa scheman.