Att skriva ett personligt brev från receptionisten kräver att du listar grundläggande kontaktinformation, ämne, mottagare och hälsningsinformation, samt presenterar kandidaten och varför hon skriver. Innehållet i brevet ska belysa de färdigheter och erfarenheter som receptionisten har som en sammanfattning av sitt CV, med hjälp av verb och prestationer för att beskriva vad som hände snarare än tomma adjektiv som subjektivt beskriver den sökandes förmågor. Den sista delen av följebrevet för receptionisten ger kontaktinstruktioner, begär en intervju och tackar, följt av en avslutande fras, signatur och, om nödvändigt, en bilagor. Allt innehåll ska visa sambandet mellan vad företaget behöver eller vill åstadkomma och vad receptionisten kan tillhandahålla, så sökande bör undersöka företaget innan de skriver för att personifiera brevet och till varje pris undvika formelkonstruktioner.
Det absolut viktigaste att göra när du skriver ett personligt brev till receptionisten är att undersöka företaget där jobbet finns. När ett företag har lika kvalificerade kandidater vill de ha medarbetare som verkligen förstår verksamhetens syfte och som passar bra in i företagets filosofier och uppdrag. Detta gäller särskilt för receptionister, som är det första ”ansiktet” för företagets kunder. Hitta fakta om företaget som kandidaten kan knyta an till sin erfarenhet och skräddarsy brevet kring dessa punkter.
När en person vet något viktigt om företaget är det dags att börja skriva brevet. Vänster motiverad, en rad per datamängd, inkluderar information som sökandens namn och adress, företagets namn och adress, datum och ämnesrad. Hälsningen kommer härnäst och bör innehålla en specifik persons namn – ”To Whom It May Concern” ska inte finnas på ett följebrev från receptionisten, eftersom det kommunicerar att sökanden inte var seriös nog att ta sig tid att ta reda på vem han skulle kontakta .
Efter den inledande informationen kommer första stycket i receptionens mottagningsbrev. I det här stycket ska kandidaten presentera sig själv och sammanfatta varför hon skriver. Det är också acceptabelt att förklara hur kandidaten fick reda på jobbet som receptionist och vad företaget angav att de ville ha från en kandidat.
I andra stycket bör receptionisten gå in närmare på sina kvalifikationer och relatera varje kvalifikation tillbaka till företagets krav. Till exempel kan hon, med hjälp av punkter vid behov, förklara att hon har x års erfarenhet eller ett certifikat i mottagning från universitet Y. Hon bör träffa på färdigheter som anses vara väsentliga för receptionistarbete, såsom hantering av kommunikation, organisation och databasunderhåll . En fallgrop att undvika är användningen av generiska adjektivfraser som ”Jag är en lagspelare.” Dessa uttalanden är subjektiva, beskriver inte vad receptionisten gjorde och behöver specifika, verifierbara bevis för att vara effektiva, till exempel ”Mina ansträngningar att arbeta tillsammans med alla anställda ledde till en ökning av slutförandet av projekt med 12 procent och en nominering till administrativ Årets personalarbetare av receptionistorganisationen Z.”
Det sista stycket i ett följebrev för receptionisten bör berätta för mottagaren att, med tanke på den angivna erfarenheten och kvalifikationerna, kandidatens CV eller annan nödvändig dokumentation bifogas och att en intervju skulle uppskattas när det passar mottagaren. Den bör också uppmana mottagaren att kontakta sökanden och hänvisa till sökandens kontaktinformation. Det sista inslaget är ett kort uttalande som tackar mottagaren för hennes omtanke och tid.
Att avsluta brevet kräver ett avslutande element som ”Vänliga hälsningar” eller ”Med uppskattning.” Efter att ha slagit retur minst tre eller fyra gånger bör kandidaten skriva under sitt namn. Två rader nedanför detta bör komma till bilagsraden, till exempel ”Bislutningar ([antal bilagor])” eller ”Bislutningar: [lista över varje bifogad post, separerade med kommatecken].