Ett fax är det förkortade slangordet för ”facsimile”. Det är ett dokument som överförs av en fax via telefonlinjer. På grund av faxformatets datakomprimerande karaktär bör faxförsättsbladet vara textmässigt, tydligt och kortfattat och innehålla den mest grundläggande informationen om faxet. Du kan använda ett ordbehandlingsprogram på en dator för att skapa ett anpassat faxförsättsblad eller dra nytta av de många mallarna som finns på Internet.
Ett fax skannas genom din fax och sänds till din korrespondents fax. Till exempel kan du skicka ett fax till ett stort företag, där ett antal anställda förmodligen delar samma fax på kontoret. Faxförsättsbladet är därför extremt viktigt när det gäller att specificera vem som ska ta emot faxet och sammanfatta innehållet i faxet. Detta säkerställer att faxet distribueras till lämplig part på den mottagande sidan.
Vem som helst kan klottra en handskriven lapp på ett pappersark och skicka den som ett faxförsättsblad. Ett professionellt faxförsättsblad använder dock en skrivmaskin eller datorns ordbehandlare för att skriva ut ett snyggt och organiserat försättsblad. Informationen ska vara kort och exakt med få eller inga bilder eller ovidkommande grafik som fördröjer överföringstiden. Överst på följebrevet under ”Från” anges vanligtvis avsändarens information, såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer och faxnummer. Dessa uppgifter ser ut ungefär som returadressen på ett kuvert, staplade med avsändarens namn på första raden, adressen på andra och tredje raden, och så vidare.
Under ”Från”-informationen finns data som visar faxmottagarens information, vanligtvis listad som ”Till” eller som ”Mottagare”. I likhet med ”Från”-informationen bör ”Mottagare”-informationen inkludera mottagarens fullständiga namn, adress, e-postadress, telefon- och faxnummer samt all annan relevant kontaktinformation. Det är viktigt att ta med mottagarens fullständiga namn och, om möjligt, annan identifieringsinformation, såsom kontorsavdelning eller anknytning. Detta undviker förvirring hos mottagarna om företaget har till exempel tre John Browns som arbetar på samma kontor. Att inkludera kontorsavdelningen och annan identifieringsinformation hjälper kontoret att mer exakt fastställa mottagaren och hjälper till att säkerställa att ditt fax tas emot av rätt person utan förseningar.
Slutligen bör faxföljebrevet innehålla en mycket kort sammanfattning av relevanta detaljer som ingår i faxets brödtext. Om faxet innehåller information om en elektronisk beställning av servicedelar till en gräsklippare, bör faxföljebrevet kortfattat ange det i syftet med faxet och den allmänna informationen. De flesta faxförsättsblad och mallar tillåter utrymme för denna information, under ”Detaljer” eller ”Meddelande”. Informationen i detta avsnitt är vanligtvis begränsad till en eller två meningar och bör vara så kortfattad som möjligt.
När faxförsättsbladet har skrivits, skriv ut det på datorns skrivare. Faxarken korreleras sedan med faxförsättsbladet ovanpå. När det är dags att skicka ett fax, skicka faxföljebrevet först och de detaljerade faxarken i ordning efter försättsbladet.