Ett uppsägningsbrev är ett formellt dokument som visar att en anställd planerar att lämna ett företag. Att skriva ett uppsägningsbrev förväntas i de flesta jobb, och det är också ett tecken på respekt. Även om någon säger upp sig muntligen i ett samtal med en arbetsledare är det ändå lämpligt att lämna in ett uppsägningsbrev. Att skriva brevet behöver inte heller vara jobbigt, eftersom avskedsbreven till sin natur är korta och raka.
Det viktigaste att vara medveten om när du skriver ett avskedsbrev är att brevet ska förbli positivt. Detta beror på att brevet finns kvar hos företaget, och det kan ses av ett antal olika personer som kommer ihåg tonen i brevet när de tillfrågas om en referens om en tidigare anställd. Att hålla sig positiv i ett avskedsbrev kan dessutom hjälpa ett jobb att sluta på ett bra sätt, snarare än surt.
Ett uppsägningsbrev bör åtminstone ange vilken befattning personen säger upp sig från och det datum då uppsägningen träder i kraft. Anställda bör konsultera sina anställdas handböcker för att avgöra hur mycket varsel de ska säga, med två veckor som typiskt. När det gäller någon i en större position som planerar en avgång är det vanligt att prata med chefer och medarbetare om ikraftträdandedatumet för avgången, i vilket fall datumet i brevet inte kommer att vara en överraskning.
Även om ett avskedsbrev kan sluta här, inkluderar de flesta också en kort notis som uttrycker uppskattning för sin tid i företaget och beklagar att de måste lämna. Även i de fall människor lever på bittra villkor borde de kunna komma på något positivt att säga, även om det är en vit lögn. Att säga ”Jag har tyckt om att arbeta med alla på Företag Y” eller ”Företag X har gjort det möjligt för mig att bli involverad i många intressanta och givande projekt” uttrycker uppskattning, som kommer att komma ihåg av handledare.
Anställda är inte skyldiga att motivera sina uppsägningar, även om vissa kan välja att avslöja skäl som att flytta eller byta karriär. Anställda bör vara försiktiga med hur de formulerar dessa avslöjanden för att se till att de inte kastar misstankar om de jobb och företag de lämnar. Att säga ”jag flyttar till Tyskland för ett bättre jobb” är till exempel ett nej-nej, men ”jag flyttar till Tyskland för att söka nya möjligheter till professionella avancemang” säger i princip samma sak, på ett mycket mer artigt och acceptabelt sätt .
Trots de mycket publicerade och ofta cirkulerade bevisen på motsatsen bör anställda inte lista klagomål med ett företag i ett avskedsbrev. Dessa klagomål borde ha tagits upp med arbetsledare och andra medlemmar i företaget före avgången, och de bör inte hänvisas till eller diskuteras i ett avskedsbrev, eftersom de kan förringa den övergripande artiga och positiva ton som borde känneteckna en formell avgång.