Ett affärsförslag skrivs som svar på en begäran om förslag (RFP) och är ett verktyg som används för att få fler affärer från nya kunder. Att skriva ett affärsförslag är att marknadsföra kapaciteten hos ett företag och en ledningsgrupp. Även om det inte finns något enskilt korrekt sätt att skriva ett affärsförslag, finns det vissa delar av nyckelinformation som bör inkluderas. Detta inkluderar sammanfattningen, marknadsanalys, företagssituationsanalys, lösningar på problemen, tidslinjer och budgetar.
Förslagets läsare vill ha en kort sammanfattning av hela förslaget direkt. För att skriva ett affärsförslag effektivt måste läsaren stå i fokus. Sammanfattningen sammanfattar innehållet i hela förslaget på bara några sidor – vanligtvis inte mer än fem. Sammanfattningen bör också skrivas sist för att spara tid och energi från författaren av ett affärsförslag. Sammanfattningen kan delas upp i avsnitt utifrån innehållet i resten av förslaget.
Marknadsanalysen diskuterar de potentiella kunder som företaget kommer att attrahera, deras demografi, utgiftsvanor och så mycket information som kan hittas kopplat till den marknad som affärspartnerskapet kommer att fokusera på. Att erbjuda en betydande mängd information om marknaden kommer att visa att mottagaren av affärsförslaget kommer att arbeta med en partner som vet vad han gör och är fokuserad i rätt riktning. Förslaget bör bevisa att köparens behov är förstått. Affärsförslaget bör centreras kring den förståelse som anges i marknadsanalysen.
Nästa avsnitt bör analysera situationen för det företag som begärde affärsförslaget. Välskrivna offertförslag förklarar för sin publik grunden för behovet av förslaget. Förslaget bör analysera och diskutera dessa behov för att göra det uppenbart för läsarna att deras behov förstås.
Nästa avsnitt bör erbjuda lösningar på problemen i analysdelen. Ge exempel på framgångar, förklara varför exemplen är framgångar och förklara exakt hur läsarnas behov kommer att tillgodoses. Författarens expertis i förhållande till lösningsuppsättningen bör också diskuteras i detta avsnitt.
Tidslinjeavsnittet bör dela upp problemet i en serie milstolpar för lösningen. Sedan kan lösningarna inkluderas för att illustrera ungefär hur lång tid varje uppgift kommer att ta att utföra. Inkludera konkreta datum i tidslinjeavsnittet och se till att datumen är realistiska. Datum som visar för mycket tid eller för lite tid för att utföra en viss uppgift kommer att få förslagsskribenterna att se oerfarna ut.
Det sista avsnittet kan diskutera budgeten för projektet och hur mycket åtgärderna i förslaget kommer att kosta. De angivna siffrorna bör motiveras av avkastningen på investeringen för den som begärt förslaget. Försök inte tillhandahålla kostnadsanalyser som antingen är orealistiskt höga eller låga. Detta är ytterligare ett tillfälle att bevisa att kompetensnivån för affärsförslagsskribenten är extremt hög, inte dyrt. När du skriver ett affärsförslag, dröja inte vid siffrorna; fokusera på de styrkor som kan ge mottagaren av förslaget det han behöver.
Sammantaget kommer ett välskrivet förslag att vara tydligt och kortfattat, med korrekt grammatik och stavning. Det borde vara väl undersökt. Förslaget bör paketeras professionellt och innehålla all relevant affärskontaktinformation.