Att skriva en uppgiftshanteringsplan innebär att sätta mål, lista prioriteringar, schemalägga och utarbeta alternativa planer för att hantera oförutsedda fel. Varje område i planen bör vara tydligt definierat för att ge en plan för aktiviteter för att hålla deadlines och slutföra tilldelat arbete. En uppgiftshanteringsplan kan innehålla dokumentation av framstegen i varje steg i ett projekt för att utvärdera om målen uppnås. Den bör också fastställa vilka resurser som behövs och möjliggöra rapportering av resultatet.
Det första steget i att skriva en uppgiftshanteringsplan definierar arbete som behöver uppmärksamhet. Den anger också tidslinjer för varje uppgift per dag, vecka eller månad. Den målsättningsdelen av planen beskriver vilka jobb som ska utföras inom varje tidsperiod. Denna lista med förväntningar kan innehålla ett avsnitt om frågor som kan störa deadlines och hur dessa problem kan hanteras.
En lista med prioriteringar håller vanligtvis ett projekt organiserat och ger de anställda ett sätt att bestämma uppgifter som behöver omedelbar uppmärksamhet. Brådskande uppgifter definierar arbete som måste hanteras omedelbart, som att hantera telefonsamtal och besökare som kommer in. Viktiga uppgifter kan vara att planera för ett kommande möte eller en presentation som påverkar företaget. Arbetstillfällen som betraktas som brådskande och viktiga kan uppstå i en krissituation. Oviktiga uppgifter inkluderar vanligtvis att besöka kollegor eller sköta personliga affärer på jobbet.
Att schemalägga varje uppgift är en annan komponent i att skriva en plan för uppgiftshantering. Tidslinjer bör skapas för varje jobb som krävs för att slutföra hela projektet. Dessa tidslinjer bör vara realistiska och ta hänsyn till tillgängliga ekonomiska och mänskliga resurser. Resurser kan variera beroende på projekt, inom budgetbegränsningar. En plan för uppgiftshantering bör analysera de resurser som behövs och avgöra om företaget är villigt att investera i resurser för att hålla deadlines.
Backup-planer kan utarbetas för att hantera oväntade problem som dyker upp. Uppgiftshanteringsplaner bör tillhandahålla alternativa strategier för att hantera oförutsedda händelser. Dessa alternativa planer förbereder medarbetarna att hantera problem snabbt utan att behöva omdefiniera mål eller sätta nya prioriteringar.
När uppgiftshanteringsplanen är skriven ska den delas med kollegor som kommer att arbeta tillsammans i projektet. Om planen kräver delegering av jobb till olika medarbetare eller olika avdelningar inom organisationen, kan dessa frågor förtydligas genom att diskutera planen. Denna process säkerställer att alla arbetar utifrån samma plan för att uppnå målen.
Det sista steget i att utarbeta en uppgiftshanteringsplan innebär en metod för att spåra framsteg, särskilt för stora projekt uppdelade i deluppgifter. Genom att övervaka framstegen kan arbetsledare identifiera områden som behöver mer resurser för att hålla jobbet på rätt spår. De kan också upptäcka svaga områden efter avdelning eller anställd, där arbetet fastnar.