När ett företag bestämmer sig för att köpa en vara eller tjänst och vill värva potentiella leverantörer, skriver de först en begäran om förslag (RFP). RFP:n anger de kriterier som de vill att leverantörer ska ta itu med när de föreslår varför de ska anställas för jobbet. Det är viktigt att skriva en RFP som är tydlig och ber om all information som behövs, samtidigt som företaget presenteras i ett positivt ljus. En dåligt skriven anbudsförfrågan kan innebära att företaget kan hamna med i första hand okvalificerade eller underordnade leverantörer, eller inga förslag alls.
Det första steget för att skriva en anbudsförfrågan är, helt enkelt nog, att bestämma vad företaget behöver. Även om detta låter ganska grundläggande, är det faktiskt det steg som oftast ignoreras av företag. Många företag börjar skriva en anbudsförfrågan utan att ha en klar förståelse för vad deras behov och önskemål är, och slutar i slutändan med att be om för mycket, för lite eller motsägelsefulla saker. Input bör begäras från alla som är involverade i det berörda projektet, och en konsensus bör nås om vad som faktiskt behövs innan RFP ens påbörjas.
Leverantörer kommer att behöva veta exakt vad det är du behöver för att uppnå, och vad du helt enkelt vill ska uppnås. Många företag gör misstaget när de skriver en anbudsförfrågan att skapa en önskelista med sina drömfunktioner, men använder behovsord som ska och måste. Säljare som kanske inte kan uppfylla ett eller två av dessa kriterier kanske inte lämnar in ett förslag alls om de anser att kriterierna är absolut nödvändiga. Det är viktigt att vara uppmärksam på språket som används, spara behovsord för när de är korrekta och använda ett mjukare språk som önskan och valfritt för att föredra funktioner.
Innan några förslag faktiskt begärs in, är det också en bra idé att veta hur det ideala förslaget kommer att se ut. Om det finns flera aspekter som förslag kommer att bedömas utifrån, till exempel om de kommer att bedömas utifrån pris, aktualitet och funktionstäthet, har du en uppfattning om hur mycket av var och en av dessa funktioner som kommer att vägas. Vet hur ett förslag som erbjuder det lägsta priset men lång väntetid kommer att jämföras med ett förslag som är dubbelt så dyrt men som tar halva tiden. Detta kommer att hjälpa till att minska förvirring och stress senare i processen.
Att faktiskt sitta ner för att skriva en anbudsförfrågan kan vara en ganska smärtfri och snabb procedur när grunden väl har lagts. Inledningen ska bara beskriva varför företaget begär förslag, och ge en översikt över resten av förfrågan, inklusive viktiga kriterier och deadlines. Anbudsförfrågan bör då täcka vad ett vinnande förslag måste ha, följt av önskade egenskaper och kriterier för att välja vinnare, särskilt om det finns fastställda urvalskriterier. Därefter bör en tidslinje som anger olika referensdatum och ett slutgiltigt förfallodatum anges. Slutligen bör RFP ge de sökande en uppfattning om vad som kommer att hända härnäst, inklusive hur länge de kan förvänta sig att vänta på att höra tillbaka, och om de som inte valts kan förvänta sig ett svar.