Ett lönenummer är en specifik information som används i ett företags lönesystem. Numret gör att ett företag kan spåra anställda genom att använda numret snarare än ett namn eller annan identifierare. Det är vanligtvis en intern information som företaget skapar med sin löneprogramvara. Företaget kan skapa sin egen kombination av bokstäver och siffror eller låta programvaran skapa siffror på egen hand. Att skapa ett nummer bör innehålla siffror som gör att företaget kan skilja på anställda baserat på enbart antalet.
De flesta lönetjänster eller mjukvara tillåter ett företag att skapa sitt eget lönenummer för varje anställd. På grund av denna flexibilitet bör ett företag överväga att använda ett beskrivande prefix för varje personalgrupp. Ett alternativ är till exempel att använda tre siffror eller bokstäver för att definiera avdelningen. Bokstäverna ACC eller siffrorna 200 kan representera redovisningsavdelningen; PRO eller 300 kan vara produktionsavdelningen. Undergrupper kan även finnas i dessa kategorier om företaget väljer att använda ett nummer.
När ett företag väl bestämt sig för lönenummerprefixet, faller de återstående siffrorna vanligtvis i ordning. Till exempel kan ACC00001 vara utgångspunkten för lönenummer på ekonomiavdelningen. Den senare hälften av antalet kan innehålla så många siffror som behövs för att täcka alla anställda på avdelningen. Varje nummer för alla avdelningar har vanligtvis samma kombination av bokstäver och siffror. Att ha samma kombinationsstorlek är nödvändigt för att undvika förvirring av lönesystemet.
Personalavdelningen är ofta ansvarig för att skapa detta nummer. I vissa fall kan personalavdelningen behöva godkännande från ägaren eller den verkställande ledningen vid tilldelning av nummer. Detta gör att ägare och chefer kan ha inflytande över den information som finns i lönelistan. Den högsta ledningen kan också ha input om hur man skapar nummer eller användningen av dem i företaget. Ett godkännande kan också behövas om företaget ska inrätta en ny avdelning i lönesystemet.
Ett företag som använder en löneoutsourcingtjänst behöver kanske inte skapa ett lönenummer. Outsourcaföretaget kommer att göra det på egen hand utifrån sitt lönesystem. Företag anger helt enkelt ett lönenummer som matchar outsourcaföretagets lönenummer. Lönetjänsten sköter huvuddelen av löneuppgifterna, vilket ger dem möjlighet och frihet att skapa lönenummer. All korrespondens och information om en anställd kräver vanligtvis att detta nummer används.