En anställningspolicy är en formaliserad uppsättning riktlinjer som används för att ge information om de metoder som ett företag använder när de anställer nya medarbetare. Detta dokument innehåller vanligtvis information om vilka dokument som krävs för att erhålla en tjänst, vilka avdelningar som sköter anställningen av medarbetare och vilka kriterier som anses godtagbara vid anställningen. Inte alla företag har en formell anställningspolicy, men de flesta stora har mycket tydliga dokument om detta ämne med information om en mängd olika situationer. En anställningspolicy kan användas för att säkerställa att anställningsmetoderna är rättvisa och att alla potentiella anställda behandlas lika. För att skapa en anställningspolicy är allt man behöver göra att formellt identifiera och registrera hur nya medarbetare anställs på rätt sätt, och se till att inkludera all relevant juridisk information.
Att skapa en anställningspolicy är vanligtvis en personalavdelnings uppgift, även om andra parter kan vara ansvariga för detta dokument också. Målet med dokumentet bör vara att belysa för potentiella medarbetare och andra berörda parter hur medarbetare väljs. Naturligtvis är felfria och åsiktsfulla människor alltid ansvariga för att välja ut de mest lovande kandidaterna, men metoderna med vilka urvalen görs kan täckas av dokumentet. Till exempel, om den första personen som sorterar igenom potentiella kandidater är en viss anställd, och sedan toppvalen från den allmänna poolen vidarebefordras till en annan anställd, bör den typen av information inkluderas i dokumentet.
En anställningspolicy bör också innehålla information om vilken typ av information som kommer att erhållas från en potentiell anställd och vilka dokument den anställde förväntas skriva under om den anställs formellt. Till exempel, om en kriminell bakgrundskontroll eller en kreditkontroll utförs på potentiella anställda, bör det inkluderas i anställningspolicyn. Antalet referenser som en anställd förväntas tillhandahålla, vilka professionella certifieringar som förväntas och hur denna information ska lämnas är alla användbara delar av information att inkludera i en anställningspolicy.
Även om ett företag aldrig upplever problem med diskriminering är det fortfarande viktigt att inkludera information om orättvisa anställningsmetoder i policyn. Även om ingen anställd någonsin utsätts för orättvis behandling, kan relevant information i policyn skydda företaget från juridiska problem. Formaliseringen av denna information informerar också parter som inte känner till dessa lagar att vissa kriterier inte är relevanta för anställning.
När man formellt sammanställer policyn kan det vara bäst att sortera informationen i kategorier. Information om hur kandidater kan hitta lediga tjänster kan gå i ett avsnitt, medan information om hur kandidater som har fått avslag kommer att meddelas kan gå i ett annat. Många tycker att det blir lättare att läsa dokumentet om man komponerar dokumentet i en ordnad, numrerad lista snarare än i stycken. Detta dokument kan användas både av anställda och icke-anställda, så det är bäst att hålla dokumentet väldigt formellt. I vissa fall kan juridiska parter fråga sig om innehållet i dokumentet, så man bör tänka mycket noga på vilken information som ingår i policyn.