Det kan ofta vara svårt att känna igen att förskingring äger rum, eftersom stöld av anställda ofta utförs av de mest betrodda personerna i en organisation. Förskingraren kan komma in till jobbet tidigt och stanna sent och uppvisa samma typer av beteende som vilken modellanställd som helst. Vissa tecken på att förskingring äger rum är felaktiga eller misstänkta böcker, felaktigt balanserade konton och överdriven krympning eller skrot. En förskingrare kan ofta kännas igen på sitt oberäkneliga beteende eller livsstilsförändringar, eftersom många människor har svårt att hantera skulden för att ha stulit från en arbetsgivare.
Förskingring innebär inte nödvändigtvis direkt stöld av kontanter, även om det ibland gör det. Vanliga former av stöld av anställda inkluderar förskingring av affärs- eller kontorsmaterial, eller olämplig märkning av bra lager som skrot eller krympning. Olämplig användning av ett företags kreditkort är en annan vanlig form av förskingring, särskilt om ingen håller reda på avgifterna. Dubbelfakturering och andra bokföringsknep kan också användas. Förskingring begränsas bara av tjuvens kreativitet, och nya sätt att stjäla från en arbetsgivare uttänks hela tiden.
Det kan krävas ett noggrant öga och förmågan att ta bort dig själv från situationen känslomässigt för att avgöra att någon du litar på stjäl från ditt företag. Förskingrare är ofta mycket betrodda i verksamheten eller organisationen, vilket ger dem tillgång till pengar samtidigt som de undanröjer dem från misstanke. Många förskingrare är dock förstagångstjuvar, så de kommer ofta att göra misstag eller bete sig oregelbundet. Om en anställd plötsligt insisterar på att ta hem sitt arbete eller har gjort abrupta livsstilsförändringar kan det vara något fel. Många förskingrare spenderar pengarna istället för att spara dem, så plötsliga, oförklarliga köp kan tyda på att förskingring äger rum.
De flesta företag accepterar en viss mängd krympning, även om överskottsnivåer eller plötsliga förändringar ofta tyder på att en anställd kan stjäla. Om det blir en plötslig ökning av krympning eller oförklarlig brist på lager, kanske du vill utföra stickprovskontroller eller låta någon annan dubbelkolla de anställdas arbete som kan vara ansvarigt. Detta kan även gälla böcker som är felaktigt balanserade, finansiella rapporter som är dåligt organiserade eller betalningar som verkar vara dubbletter. Att anklaga någon för förskingring utan bevis kan vara katastrofalt, så tecken som dessa bör vanligtvis undersökas med omsorg.
Det finns också en mängd olika sätt att stoppa eller förhindra förskingring, oavsett om du misstänker att det äger rum eller inte. Blandning av tjänstgöringslistor eller projekt kan avskräcka en tjuv från att agera, eftersom han vet att någon kan bli medveten om hans plan. Överraskningsrevisioner kan också vara effektiva för att både upptäcka stöld och förhindra framtida förskingring. Om en potentiell tjuv vet att hans arbete kan granskas när som helst, kanske han inte går igenom sina förskingringsplaner.