Att förbättra arbetsflödet är en viktig process oavsett om det är för en individ eller en organisation. Ett förbättrat arbetsflöde har visat sig maximera effektiviteten, minimera slöseri med både tid och resurser och förbättra moralen. Sättet att förbättra arbetsflödet kan vara så enkelt som att identifiera och eliminera slöseri med tid eller så komplicerat som att undersöka och ändra hela processen och/eller automatisera hela eller delar av den. Oavsett hur stort eller litet jobbet eller processen är, är det värt tiden och ansträngningen att vidta stegen för att förbättra arbetsflödet.
Det första steget för att förbättra arbetsflödet är att identifiera och eliminera slöseri, och det största slöseriet av allt är tid. Den moderna arbetsplatsen har blivit van vid och beroende av e-post, snabbmeddelanden och sms. Dessa kommunikationsmedel var avsedda att spara tid, men de kan leda till ett överflöd av värdelös information och bortkastad tid. Du kan förbättra arbetsflödet helt enkelt genom att eliminera eller begränsa snabbmeddelanden och sms och genom att ställa rimliga förväntningar på e-post. Att reagera på eller svara på e-postmeddelanden så fort de kommer in kan vara tidsödande. Att ställa in flera gånger under dagen som ägnas åt att läsa och svara på e-post kommer att förbättra ditt arbetsflöde och produktivitet.
Dessa avbrott är bara några av de många som kan sätta stopp för arbetsflödet. Varje jobb eller process kommer att gå bättre och längre med en rimlig tidsperiod som ägnas åt det snarare än att försöka få det gjort i små steg. Att avsätta till och med 20 eller 30 minuter för att ägna åt en enskild uppgift eller process hjälper dig att göra stora framsteg för att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet. Att fokusera på en viss uppgift under en relativt kort men oavbruten tidsperiod kan vara en av de bästa metoderna för att hjälpa dig att förbättra arbetsflödet.
För mer komplicerade procedurer och större organisationer krävs ett mer systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra arbetsflödet. Dessa processer innebär att dela upp arbetsflödet i små, ändliga steg och analysera de uppgifter som ingår i varje steg. De två viktigaste principerna som sedan kan tilldelas varje steg är ansvar och automatisering. En enda person eller enhet måste vara helt ansvarig för att uppnå varje steg, vilket eliminerar fingerpekande och förhalning.
Nästa del är att fråga om ett steg kan automatiseras. Varje del av processen som kan automatiseras helt och ta personal ur ekvationen är ett stort steg mot att förbättra arbetsflödet. Efter att varje steg har analyserats, ansvar har tilldelats och arbetet har automatiserats där det är möjligt kommer hela arbetsflödesprocessen att förbättras avsevärt.
Stegen för att förbättra arbetsflödet involverar oftast sunt förnuft och traditionella ledningstekniker. Utmaningen är att dela upp arbetsflödet i hanterbara steg och sedan förbättra vart och ett av de inblandade stegen. På så sätt kan du eliminera slöseri, maximera tid och produktivitet och förbättra arbetsflödet.