En revisionsspår är en serie dokument som stödjer en journalbokning eller affärstransaktion som registrerats i ett företags huvudbok. Revisorer eller revisorer följer spåren av dokument för att bevisa att bokföringsposter är aktuella, giltiga och relevanta. För att följa ett revisionsspår måste revisorer identifiera en transaktion, granska de stödjande dokumenten och säkerställa att varje konto i journalposten är korrekt. Datoriserad bokföringsprogram lägger till ytterligare ett lager till denna process. En elektronisk stämpel finns ofta tillgänglig som identifierar vilken person som bokfört posten i huvudboken.
Revision innebär granskning av redovisningsinformation för att bevisa att den är korrekt och korrekt. Vissa transaktioner – som de som involverar kontanter, kundfordringar och inventarier – kan vara mer mottagliga för bedrägeri eller missbruk av anställda. En revisor tittar på dessa transaktioner och följer revisionsspåret som beskriver syftet och avsikten med transaktionen. Spåren tillåter revisorer att avgöra om ett bidrag är giltigt eller inte. Fel i matematiska beräkningar kan också upptäckas under denna process.
Att köpa en transaktion är nästa steg. Revisorer måste dra de ursprungliga pappersarbetet till den relaterade transaktionen och granska de enskilda dokumenten. Detta gör det möjligt för revisorer att fastställa datum, typ och syfte med transaktionen. Revisorer som bokför transaktioner till den felaktiga redovisningsperioden är ofta ett syfte med denna granskning. Andra fel kan också förekomma under denna del av revisionsspåret.
När de har granskats tittar revisorer på företagets huvudbok och andra redovisningsböcker. Revisorer kontrollerar korrekta siffror och korrekta reskontra för att säkerställa att informationen på dokumenten är korrekt i redovisningen. Om en detaljerad beräkning var nödvändig för journalanteckningen, beräknar revisorerna om informationen för att säkerställa riktigheten. Extremt detaljerade transaktioner kan kräva att revisorer intervjuar revisorn som publicerade transaktionen. Denna person bör initiala dokumenten för journalanteckningen som en del av revisionsspårprocessen.
Elektroniska redovisningssystem ger ett extra lager till revisionsspårprocessen. De flesta datoriserade redovisningssystem ger en ögonblicksbild av vem som bokfört eller justerat en post i företagets huvudbok. Data inkluderar namn, data, tid, beskrivning och annan information, beroende på systemet. Revisorer kan logga in i företagets elektroniska huvudbok, granska dessa revisionsspårposter och hämta transaktioner från dessa data. Revisorer kan följa revisionsspåret lättare när företag har denna elektroniska, ojusterbara revisionsspårpost.