Kraven för att bli sekreterare/receptionist varierar, mycket beroende på vilken typ av företag tjänsten finns. De flesta företag kräver ett minimum av utbildning med liten eller ingen utbildning. På grund av de arbetsuppgifter som är förknippade med denna tjänst kan dock andra företag kräva en viss utbildningsnivå. Ytterligare andra kanske förväntar sig att du har en grundexamen och några års arbetslivserfarenhet.
Vanligtvis är en sekreterare/receptionist ansvarig för administrativa stöduppgifter inom ett företag. Sekreteraruppgifter kan innebära kontorsstödsansvar. Du kan stödja en chef för en avdelning eller tillhandahålla allmänt kontorsstöd för hela företaget.
Det finns flera arbetsuppgifter som ofta är förknippade med att uppfylla receptionistrollen. En primär uppgift är telefonsvar och dirigering av samtal till rätt avdelning. Att hälsa kunder och gäster i väntrummet är en annan plikt som vanligtvis förknippas med att vara receptionist.
Andra arbetsuppgifter kan bli nödvändiga beroende på vilka funktioner som stödjer kontorsverksamheten. Inom vissa företag kan du behöva förbereda post för leveranstjänster. Dessutom kan du också distribuera inkommande post till företagets personal.
För att bli sekreterare/receptionist behöver du en rad kunskaper, färdigheter och förmågor. De flesta företag förväntar sig att du har en omfattande förståelse för kontorsrutiner. Eftersom en primär uppgift i denna position är att svara i telefon är det i allmänhet en extra fördel att ha trevliga verbala färdigheter. Förmåga att driva kontorsutrustning är också önskvärd för de flesta företag.
Några tekniska skolor erbjuder kurser i affärs- och kontorsadministration för att hjälpa dig att utveckla de nödvändiga färdigheterna för att bli sekreterare/receptionist. Typiska kurser kan innefatta utbildning i användningen av ordbehandlings- och kalkylprogram. Att skriva affärskorrespondens och kontorsetikett är ytterligare kurser som erbjuds på de flesta skolor.
Dessutom kan vissa företag föredrar att anställa en person med en grundexamen i företagsekonomi. Att erhålla en affärs- eller relaterad examen från en fyraårig akademisk institution kan hjälpa dig att uppfylla detta krav. Denna typ av examen kan också förbereda dig för en befordran inom företaget.
Förutom den formella utbildningen som krävs för att bli sekreterare/receptionist, kan du också behöva tid för att lära dig ett företags standardförfaranden. Generellt kommer du att få utbildning i branschspecifika rutiner som påverkar variationen av dina arbetsuppgifter efter att du blivit anställd. Att arbeta på en sjukvårdsinrättning kan till exempel innebära att schemalägga patientbesök. Innan patienten anländer kan kontorets rutiner innefatta att verifiera sjukförsäkringen och skapa en medicinsk fil.