Medan kontorsadministrativa jobb kan hittas i nästan alla branscher, finns de flesta av dessa typer av positioner vanligtvis inom hälsovård, företagstjänster, banker, statliga myndigheter, försäkringsbolag och skolor. De omfattar vanligtvis alla avdelningar och nivåer av personalstyrkan. På grund av det stora antalet kontorspersonal och administrativa kontorsassistenter finns det vanligtvis ett stort behov av administrativa kontorschefer att planera, styra och övervaka det dagliga arbetsflödet för att uppfylla organisationens operativa mål. Det finns olika sätt att bli administrativ kontorschef, inklusive utbildning och befordran inom företaget.
Majoriteten av administrativa kontorschefstjänster kräver en sekundär examen, oavsett om det är en associerad examen, kandidatexamen eller högre. Det finns många olika skolor, klasser och program för tjänsten som kontorsadministratör, inklusive traditionella fyraåriga universitet, högskolor och handelsskolor. Kurser i redovisning, affärsmatte, datorapplikationer, kontorsteknik, mänskliga resurser och affärsjuridik måste vanligtvis tas för att få certifieringen eller graden för att bli en administrativ kontorschef.
Varje kandidat som vill bli en administrativ kontorschef måste vanligtvis ha relaterad arbetslivserfarenhet, även efter att ha fått alla utbildningskrav för jobbet. Många gånger är detta anledningen till att interna befordran är det vanligaste sättet att uppnå denna position. Administrativa kontorschefer har många ansvarsområden som vanligtvis inkluderar planeringsarbete, övervaka personal, granska arbetet, slutföra medarbetarutvärderingar och anställa och säga upp anställda. Med detta breda spektrum av uppgifter måste chefer för kontorsadministration vanligtvis känna till och förstå medarbetarnas styrkor och svagheter, hur lång tid uppdragen tar och hur man utbildar och leder andra.
En person som börjar i en nybörjarposition som receptionist, redovisningsassistent, administrativ assistent eller annan position som hjälper till att lära sig företaget och personalen, är vanligtvis en trolig kandidat att bli en administrativ kontorschef. Tillsammans med erfarenheten på jobbet måste kandidater vanligtvis förbereda sig genom att ta professionella utvecklingskurser i ämnen som mellanmänskliga relationer, coaching, tidshantering och projektledning. Det kan också vara fördelaktigt för en kandidat att söka utbildningsmöjligheter för handledare i de nuvarande positionerna. Företag kan också leta efter färdigheter som inkluderar lagarbete, organisation, ledarskap och bra kommunikation när de marknadsför inifrån organisationen.
Ett annat viktigt personlighetsdrag som vanligtvis behövs för att bli en administrativ kontorschef är att ha utmärkta personkunskaper. Kontorsadministratörer fungerar vanligtvis som länkar mellan alla nivåer av personal och måste lösa problem på en regelbunden basis. Vissa projekt kan innefatta omstrukturering av avdelningar, implementering av nya företagspolicyer och medling av mellanmänskliga konflikter. Vanligtvis måste de också förstå arbetsavtal och rapportera eventuella problem till den övre ledningsgruppen.
Att bli en administrativ kontorschef kräver vanligtvis att en kandidat kan arbeta med alla olika typer av personligheter och yrkesnivåer. Detta inkluderar vanligtvis alla från posttjänstemannen till vicepresidenten. Att veta hur man är detaljorienterad, analytisk, kreativ och flexibel på samma gång kan vara nödvändigt för att bli framgångsrik i denna position.