För att bli en administrativ kontorsassistent måste en individ lära sig de administrativa och kontorsuppgifter som behövs för att hjälpa personalen och hantera en professionell kontorsmiljö. Administrativ kontorsassistent är ett av de viktigaste jobben på ett kontor. Han eller hon behövs för en mängd olika uppgifter som håller kontoret igång smidigt och hjälper chefer och personal att utföra sina jobb effektivt.
När tjänsten som administrativ kontorsassistent först skapades innebar arbetsuppgifterna att skriva och svara i telefon. Allt eftersom tiden gick blev arbetsuppgifterna mycket mer detaljerade och omfattande. Även om den administrativa kontorsassistenten fortfarande måste skriva och hantera telefonlinjer, måste han eller hon också göra saker som evenemangsplanering, ärenden, beställa kontorsmaterial och mycket mer. En person som vill bli administrativ kontorsassistent kommer att tycka att arbetet är ganska komplicerat.
För att bli en administrativ kontorsassistent måste en person först utveckla kontorsfärdigheter. Assistenten ska kunna skriva snabbt, ta diktering och använda kontorsutrustning som faxar, kopiatorer och skannrar. Kopiering, märkning och arkivering är alla viktiga och hjälper den administrativa kontorsassistenten att hålla ordning på kontoret.
Assistenten ska också bli bra på problemlösning. Lednings- och kontorsfrågor lämnas ofta över till assistenten. Den administrativa assistenten måste lära sig att multitaska så att han eller hon kan hantera flera projekt samtidigt.
Att få rätt utbildning är också avgörande för att bli administrativ assistent. Ett jobb som instegsassistent är inte svårt att få med en gymnasieexamen. Men en individ kommer att vara mycket bättre och få en betydande ökning av sin lön om de kan slutföra college. Det finns också tekniska skolor tillgängliga för administrativa kontorsassistenter som vill fokusera sin karriär på administrativa uppgifter och certifieras som teknisk expertis i administrativt arbete.
Tekniska skolor kan hjälpa en individ att få de nödvändiga mjukvarukunskaperna som administrativa kontorsassistenter behöver. En administrativ assistent behöver vara skicklig i programvara som ordbehandlingsprogram, kalkylblad och presentationsprogram. Ibland används specialiserad programvara, särskilt om assistenten arbetar på en advokat- eller medicinsk firma.
I många fall arbetar individer sig uppför företagsstegen för att bli en administrativ kontorsassistent. Vissa assistenter börjar som receptionister och hittar möjligheter till befordran inom företaget. Tyvärr finns det ingen garanti för att ett företag kommer att främja en individ och en person bör vara medveten om det innan han bestämmer sig för att ta en lägre position på ett företag. Rätt karriärbeslut och smarta val hjälper en person att bli administrativ kontorsassistent.