Administrativa kostnader är kostnader som inte ingår i ett specifikt område av verksamheten, såsom marknadsföring eller tillverkning. Det är viktigt att budgetera korrekt för administrativa utgifter, eftersom administrationen av ett företag ofta är hjärtat i en effektiv verksamhet. För att beräkna administrativa kostnader är det viktigt att föra goda register och redogöra för alla möjliga variabler. Med bra register är det lika enkelt att beräkna utgifter som att lägga ihop kvittot.
Fasta administrativa kostnader är sådana som vanligtvis inte varierar från månad till månad. Detta kan innefatta saker som telefonräkningar, löner eller försäkringsutgifter. Även om dessa kan ändras med jämna mellanrum, till exempel genom att anställa eller förlora en anställd, förblir dessa kostnader i allmänhet desamma från månad till månad.
Rörliga kostnader kan inkludera vissa halvfasta utgifter, såsom gas- eller elräkningar. Även om dessa kan variera något från månad till månad, kommer de i allmänhet att hålla sig inom ett nära intervall. För att korrekt redovisa halvfasta kostnader, försök att skapa en genomsnittlig månadskostnad genom att lägga ihop ett års kostnader och dividera med 12. Detta ger dig en tillräcklig uppfattning om månads- eller kvartalskostnader.
Försörjningsbehoven kan ändras från tid till annan, vilket orsakar variationer i administrativa kostnader. Utbudsberäkningar kan inkludera artiklar som papper, toner eller posttillbehör, men kan också inkludera större inköp som nya datorer, kontorsmöbler eller bensin för företagsfordon. God journalföring är avgörande för att hålla reda på både kostnaden och regelbundenhet för leveransorder. Att hålla en enkel kalkylbladsfil som visar typen av inköp, inköpsdatum och kostnad, kommer att göra det enkla att sammanställa utgifter för leveranser.
Många företag kommer att ha en del diskretionära administrativa medel för vissa ändamål. Dessa kan inkludera medel för utbildning eller seminarier, semesterfester, bonusar eller anställdas tjänster såsom varuautomater. Att sätta en noggrann budget för diskretionära utgifter kan hjälpa till att hålla utgifterna i linje samtidigt som de ger de bästa möjligheterna för arbetsstyrkan.
Företag kan också ibland inkludera dåligt betalningsskydd i sina administrativa utgifter. Tyvärr hamnar nästan alla företag på mottagandet av en falsk check eller bedräglig transaktion då och då. I fall där lagföring är opraktisk eller omöjlig, kan dåliga betalningsmedel hjälpa till att hålla vinstmarginalerna från att skeva.
När administrativa kostnader beräknas korrekt och jämförs med vinst blir det lätt att se var nedskärningar eller utbyggnader kan göras. Att veta om det är överkomligt att anställa en annan arbetare, leta efter billigare förnödenheter eller uppgradera datorsystem kan alla förstås på ett ögonkast genom att undersöka budgeten och utgifterna för administration. Experter rekommenderar att god spårning av administrativa utgifter bör vara en daglig uppgift som regelbundet övervakas och undersöks för möjliga förbättringar.