Internal Revenue Service (IRS) Form W-9 används vanligtvis för att samla in relevant information om en oberoende entreprenör eller frilansare i USA. Detta formulär tillhandahåller ett officiellt sätt för företag och affärsmän att säkra identifierande information om de personer de betalar. Företag använder informationen de samlar in när de lämnar in obligatoriska formulär till IRS och tillhandahåller informationsformulär till entreprenören. Ett företag som anlitar oberoende entreprenörer sparar ett av dessa formulär för varje entreprenör. Ibland använder finansinstitut som betalar ränta och utdelning också W-9-formuläret.
Det rätta sättet att använda ett W-9-formulär beror på rollen för personen som använder det. Om ett företag anlitar oberoende entreprenörer eller frilansare ger det en blank kopia av formuläret till varje entreprenör som det anlitar. När entreprenören fyller i och lämnar tillbaka det till företaget, sparas det i företagets filsystem. Om entreprenören flyttar eller upplever andra förändringar, inklusive byte av företagsnamn, är det meningen att han ska färdigställa en ny W-9.
Om personen som använder W-9-formuläret är en oberoende entreprenör eller frilansare, är hans jobb att fylla i formuläret, underteckna och datera det och returnera det till företaget som begärde det. Detta innebär att uppge hans fullständiga namn som det står på hans skattedeklaration och hans officiella företagsnamn, om han använder ett sådant. Den oberoende entreprenören ska också välja sin typ av företagsorganisation. Till exempel, en person som är ensam ägare till sitt företag eller en ensam frilansare kommer vanligtvis att kryssa i rutan för individ/enskild firma. Det finns också kryssrutor för företag, partnerskap och aktiebolag.
Därefter uppger entreprenören sin fullständiga adress och personnummer. Om han har ett arbetsgivarnummer (EIN) kan han ange det istället för ett personnummer. Om individen är befriad från reservinnehållning, kommer han också att markera rutan märkt ”Befriad betalningsmottagare”.
Nästa steg i att fylla i W-9-formuläret är att underteckna det. När en person undertecknar denna blankett intygar han att han inte är föremål för reservinnehållning. Om en person är föremål för reservinnehållning, håller företaget som betalar honom pengar tillbaka 28 procent av hans pengar på uppdrag av IRS. Detta kan inträffa om det finns en diskrepans mellan informationen i formuläret och de register som IRS har. En individ kan också få pengar innehållna om han är skyldig restskatt och har fått besked om att han är föremål för reservinnehållning.