Att anlita en professionell orkester är en enkel process som går ut på att förstå musiken som ska framföras och komma i kontakt med den eller de som koordinerar orkesterns evenemang. Huruvida en person kan anställa en orkester eller inte beror på gruppens schema. Den anställande individen eller organisationen måste också ha råd med den avgift som orkestern tar ut för repetitioner och den avslutande konserten.
När en person vill anställa en orkester måste han först titta på musiken som ska framföras. Viss musik, som musik som noterats för kammarorkester, kräver inte att varje medlem normalt arbetar inom orkestern. Den som anlitar orkestern måste betala en avgift som täcker tiden för varje musiker som slutar med att spela, så det är viktigt att vara exakt på vilken typ av musik som finns på orkesterprogrammet så att orkestern kan svara med en prisuppskattning och göra arrangemang med rätt spelare.
Vanligtvis har en orkester en chef eller regissör som är ansvarig för att organisera orkesterns framträdanden, även om vissa regissörer har dubbla uppdrag och styr sina orkestrar förutom att dirigera. Denna person fungerar som en länk mellan orkesterchefen, företrädare för spelställen och den som anställer orkestern. Det andra steget att ta för att anställa en orkester är att kontakta orkesterchefen och uttrycka intresse för att säkra orkesterns tjänster. Orkesterchefen kontrollerar händelserna redan i orkesterkalendern. Om orkestern är ledig på det datum som den anställande individen kräver, meddelar han orkesterchefen att orkestern har en begäran om anställning.
När orkesterledaren vet att någon vill att orkestern ska spela, kan han tillkännage inbjudan till orkestermedlemmarna. Han kan sedan fråga medlemmarna hur många individer som skulle kunna engagera sig i repetitionerna och konserten. Om för många av orkestermedlemmarna är otillgängliga, avslår regissören vanligtvis inbjudan, men han kan berätta för chefen att orkestern skulle vara tillgänglig på ett annat datum om den anställde kan ändra sitt schema. I många professionella orkestrar fattar regissören det verkställande beslutet om att acceptera inbjudan eller inte på uppdrag av orkestern och orkestermedlemmarna förväntas anpassa sina egna scheman därefter, eftersom spelarna förstår att deras position i orkestern kräver ett tillgänglighetsåtagande.
Om regissören accepterar inbjudan att anställa, betalar den anställde det arvode som orkestern har för närvarande. Priserna kan vara flera hundra till flera tusen US-dollar, beroende på antalet repetitioner och konserter som efterfrågas och hur många medlemmar i orkestern som måste vara närvarande. Kostnaden som krävs för att anställa en orkester är den främsta anledningen till att de flesta blivande musiker inte rutinmässigt anställer sina egna orkestrar, utan istället arbetar för att uppnå en nivå av professionellt musikerskap som motiverar en inbjudan från regissören att uppträda med orkestern.
Även om det är dyrt för en person att anställa en orkester, gör orkestrar det enkelt att göra det eftersom de vill ha offentlig exponering och har sina egna utgifter att täcka, som kostnaden för direktörens lön, replokaler, resor och noter. De berättar ofta för allmänheten hur man begär orkestertjänster i program, orkestrarnas webbplatser och annonser i konstrelaterade publikationer. De tillhandahåller vanligtvis en webbadress, telefonnumret eller e-postadressen till regissören eller chefen och en förklaring av vad och var orkestern kan spela. Det finns också några webbplatser utformade för att matcha anställande individer med tillgängliga orkestrar, och regissörer kan välja att lista sina orkestrar på dessa webbplatser.