Säljare är individer eller företag som levererar varor eller tjänster till andra individer eller företag. Leverantörshantering är en term som används för att beskriva processen att hitta, kvalificera och göra affärer med leverantörer. Vanliga aktiviteter inkluderar att undersöka leverantörer, förhandla kontrakt, inhämta offerter, utvärdera prestanda, skapa och uppdatera leverantörsfiler och se till att betalningar görs korrekt.
När ett företag har fastställt att det har ett behov som måste läggas ut på entreprenad börjar leverantörshanteringen. Företaget måste hitta en eller flera leverantörer som kan tillhandahålla den vara eller tjänst som behövs och utvärdera varje leverantör baserat på prissättning, kapacitet, leveranstid, kvaliteten på arbetet och företagets rykte. Denna process innebär ofta att man begär prissättning, kontrollerar referenser och undersöker företaget via onlineresurser. Det kan också inkludera kontroll av den potentiella leverantörens finansiella stabilitet, försäkringar och certifieringar.
Efter att leverantörer har valts är leverantörshantering en fråga om att hantera en pool av leverantörer, tilldela jobb eller kontrakt när behov uppstår, övervaka leverantörsprestanda och se till att kontraktsvillkoren följs. I stora företag har en leverantörschef ofta mer än en leverantör i poolen för varje typ av tjänsteprodukt. Vissa leverantörer kan vara att föredra, vilket innebär att de är förstahandsvalet när ett projekt uppstår. Andra kan vara reservleverantörer, som kommer att anlitas om den föredragna leverantören inte kan acceptera ett givet projekt eller misslyckas med att utföra.
Leverantörshantering innebär ofta en hel del elektroniskt eller manuellt pappersarbete. Många leverantörsreskontrasystem kräver att leverantörer ställs in i en databas. Detta kan kräva insamling av säljarens kontaktinformation, försäkringsbevis och skattebetalarnas identifieringsnummer. Om säljaren kommer att ha tillgång till proprietär eller privat information, måste ett sekretessavtal eller annat sådant avtal vanligtvis undertecknas och placeras i säljarens filer. Många företag kräver att leverantörsfiler uppdateras årligen, så en leverantörsansvarig måste se till att aktuella dokument erhålls varje år.
Termen leverantörshantering används vanligtvis inom ramen för affärsverksamhet, men individer kan också behöva hantera leverantörer då och då. En husägare kan till exempel behöva avtala med en takläggare eller en inredningsarkitekt; i den här situationen måste han inhämta bud, välja en leverantör, övervaka arbetets kvalitet och behandla betalningar, precis som ett företag skulle göra. Frisörsalonger, försäkringsagenter, barnomsorgsanläggningar och liknande personliga tjänster är också exempel på leverantörer som en individ kan arbeta ofta med.