En budgetuppskattning är en preliminär bedömning antingen av medel som beräknas vara tillgängliga för ett företag eller en byrå, eller av medel som krävs för att slutföra ett projekt. Dessa uppskattningar ger värdefull information för planeringsändamål men är inte slutgiltiga. När den slutliga informationen kommer in kan personalen uppdatera dokumentet och avgöra om några ändringar är orsak till oro. Dessa dokument kan vara tillgängliga för allmänheten när de involverar offentligt finansierade myndigheter och projekt, för att låta allmänheten delta i budgeteringsprocessen.
När det gäller en uppskattning av tillgängliga medel görs vanligtvis en budgetuppskattning av en regional regering eller myndighet. Dokumentet diskuterar möjliga källor till medel som skatteintäkter, bidrag, pengar från statliga myndigheter och intäkter från böter och avgifter. Detta ger information om tillgänglig driftsbudget. Personal och andra intressenter kan granska uppskattningen för att lära sig mer om finansieringsprioriteringar och de olika finansieringsalternativ som kan finnas tillgängliga. Medel som avsatts för specifika ändamål markeras i uppskattningen för att göra människor medvetna om att de inte ingår i den allmänna fonden.
Andra budgetuppskattningar avgör kostnaderna för ett givet projekt eller uppdrag, som att bygga en bro eller färdigställa ett hem. Detta dokument bryter ner förväntade utgifter, givet tillgänglig information. Det kan täcka kostnader för tillstånd och avgifter, arbete, förnödenheter och andra utgifter som kan uppstå. Budgetuppskattningen kan också diskutera tidslinjen och ge information om vad som kan hända om projektet går på övertid på grund av oväntade händelser.
Företag som förbereder projektbud för kunder behöver vanligtvis förbereda en detaljerad budgetuppskattning för att göra kunden medveten om alla potentiella utgifter. Denna uppskattning är vanligtvis endast giltig under en begränsad tid. Om kunden väntar för länge kan kostnaderna för förnödenheter, arbetskraft och andra kostnader stiga med marknadskrafterna, och uppskattningen kommer inte längre att vara korrekt. Budgetuppskattningen inkluderar vanligtvis också en post för förutspådda överskridanden, så att kunderna är medvetna om hur mycket pengar som kan läggas till kostnaderna i slutet av projektet.
När du granskar en budgetuppskattning kan det hjälpa att läsa enskilda kategorier med omsorg för att förstå vad de betyder. Om definitioner är oklara eller handlingen är vag bör den som upprättat den kunna lämna information. Budgetuppskattningar kan också inkludera alternativ; en byggfirma kan till exempel diskutera kostnaderna för olika typer av bältros i dokumentet så att kunden kan lära sig hur olika val kan påverka den totala kostnaden för projektet.