Att ta emot anonyma klagomål, oavsett om det kommer från kunder eller kollegor, är ofta en del av att driva ett företag. Dessa anonyma klagomål kan täcka en rad frågor, från missnöje med produkter eller visselblåsning till några som inte är värda att ta itu med. Andra är gjorda av missnöjda anställda som försöker starta rykten eller få en annan arbetare orättvist uppsagd. Även om vissa klagomål kan avvisas direkt, bör de flesta undersökas för att avgöra om de är legitima eller om någon har baktankar. Dessa klagomål kan hjälpa ett företag eller skada dess infrastruktur, beroende på hur chefen hanterar dem.
När en chef får anonyma klagomål ska han eller hon inte hoppa ombord och omedelbart tro på allt som klagomålet säger utan bevis. Varje klagomål bör behandlas med viss skepsis, och de möjliga motiven för den okända personen som gör klagomålet bör fastställas så mycket som möjligt. Att identifiera källan till klagomålet kan hjälpa till med detta, eftersom vissa människor verkligen vill hjälpa företaget, medan andra kan vara arga och vill få en annan arbetare i problem. Om klagomålet verkar verkligt eller om situationen den presenterar är allvarlig, bör chefen definitivt undersöka klagomålet.
Att undersöka anonyma klagomål görs både för att ta reda på om klagomålet har något verkligt faktum eller giltighet och för att avgöra om situationen kräver ingripande. Detta kan göras genom att fråga målet för klagomålet, eller söka fakta från företagets register eller inspelningar. Om klagomålet är verkligt eller verkar vara verkligt, bör chefen prata konfidentiellt med målet.
Även om anonyma klagomål verkar verkliga, kanske vissa fakta inte är korrekta. Målgruppen bör ges en chans att säga vad han eller hon tycker om situationen, eller att ge sin sida om vad klagomålet avser. Detta kan visa att någon annan har begått felen eller att andra också är skyldiga. Att säga upp eller straffa en anställd utan att känna till hela historien kan leda till stämningar för orättfärdig uppsägning eller bestraffning.
Om åtgärder behöver vidtas, bör chefen omedelbart lämna in utredningen och alla upptäckta fakta. Chefen bör också skriva ett memo som beskriver vad som hände med den anställde, ifall det skulle komma upp i domstol. Om den anställde är arg över eventuella åtgärder som vidtagits och vill väcka talan, kan det bidra till att förhindra att eventuella skadestånd utdöms eller att stämningsansökan kastas utanför domstol.