Det primära konceptet med strategisk upphandling är att genom avancerad planering, schemaläggning och gruppköpsinitiativ kan ett företag uppleva betydande kostnadsbesparingar. Utöver hårda dollarbesparingar kommer ytterligare besparingar genereras genom en effektivare affärsverksamhet och därmed ökad lönsamhet. Implementeringen av strategisk upphandling inom ett företag kräver fokus på tre upphandlingskoncept: gruppköp, centraliserade upphandlingstjänster och användning av inköpsdatahanteringssystem.
Koncepten inom strategisk upphandling kräver kommunikation och samarbete mellan affärsenhet och finansiella tjänster samt att upphandlingen genomförs effektivt. Även ett enkelt koncept, som att uppmuntra planerade inköp, kan orsaka stora driftsproblem om det inte diskuteras med affärsenheten. Till exempel kan ett bageri beställa torrvaror varje vecka, baserat på planerade arbetsordrar för den perioden. Om inköpsavdelningen beslutar att det är mer kostnadseffektivt att beställa dessa material en gång varannan vecka kommer bageriet att uppleva svårigheter med förvaring, åtkomst och förlustförebyggande.
Gruppköp är processen att kombinera det totala resursbehovet för olika avdelningar inom företaget och utfärda en stående inköpsorder. Denna enda beställning är för en större kvantitet än flera mindre beställningar. Därför kan lägre kostnad per enhet förhandlas med leverantören. Om avdelningarna är fysiskt placerade i en rad olika byggnader kan kontraktet bestämma leveransfönstren och ta upp frågan om leveranskostnader. Denna praxis är ganska vanlig i stora företag, som en del av en integrerad strategisk affärsplan för upphandling.
Administrativ omkostnad är kostnaden för organisationen för hela upphandlingscykeln. Detta inkluderar löner och supportkostnader för inköpspersonal, fakturahantering, kontrollproduktion och lösning av leverantörsförfrågningar. En organiserad, hanterad process eliminerar en betydande del av dessa kostnader, eftersom de bara uppstår en gång för varje vara. Centraliserad inköpspersonal kan ge ett högre stöd till affärsenheterna och säkerställa att policy följs.
Inköps- eller inköpshanteringssystem tillhandahålls ofta som en del av stora bokföringsprogram eller lösningar för planering av företagsresurser. Denna modul används för att skapa inköpsrekvisitioner och inköpsorder och deras fakturor och bearbeta varukvitton. Dessutom gör analys- och rapporteringsverktygen inbyggda i den här typen av system det möjligt för inköpsavdelningen att hantera affärsprocessen, fastställa totala kostnader för institutionen och identifiera potentiella besparingsmöjligheter. Rapporter kan också användas för att säkerställa efterlevnad av policyn och som bevis som svar på eventuella juridiska utmaningar.