Projektupphandling innebär en systematisk process för att identifiera och upphandla, genom köp eller förvärv, nödvändiga projekttjänster, varor eller resultat från externa leverantörer som ska utföra arbetet. Det är vanligtvis en funktion av projektledaren; dock väljer vissa organisationer att välja en annan person än projektledaren för att sköta dessa uppgifter. Det finns sex processer som är allmänt erkända av projektledningsbranschen som integrerade i projektupphandlingshantering.
Den första av dessa processer är planering av köp och förvärv. I detta steg identifieras behov som kräver outsourcing. Källor för att erhålla nödvändiga varor, tjänster eller resultat differentieras genom en marknadsanalys. I planeringen av upphandlingen ses projektmålen över för att säkerställa att förvärvet inte avviker från de angivna målen. Slutförandet av detta steg inkluderar identifiering av de resurser som krävs för förvärvet, fastställande av den kontraktstyp som behövs för att säkerställa förvärvet och utarbetande av en upphandlingsplan.
Kontraktsplanering, begära säljarsvar och välja säljare är de nästa tre processerna som kan slutföras. Vid avtalsplanering är det nödvändigt att i detalj beskriva de produkter eller tjänster som efterfrågas. Förfrågningar om förslag och anbud bör dokumenteras för att undvika problem.
När du begär säljarsvar och förslag identifieras specifika leverantörer och placeras på en lista över kvalificerade säljare. Utvalda leverantörer anses vara kvalificerade baserat på deras förmåga att tillhandahålla varorna eller tjänsterna med tanke på projektets begränsningar, deras intresse av att tillhandahålla varorna eller tjänsterna och rimligheten i deras bud. När de potentiella säljarna väl har skilts ut, utvärderas förslagen från de utvalda säljarna för att bestämma den bästa leverantören för att leverera varorna eller tjänsterna. Efter att säljarna har valts, förhandlas kontrakt.
Att administrera kontrakt är avgörande för projektupphandlingsuppgifter. Att tydligt beskriva skyldigheterna, ansvaret och prestationsmålen är avgörande för att slutföra detta steg. Ett tillfredsställande genomförande av kontraktet innebär att man följer uppsatta mål. Ibland kan projektupphandlingsledaren behöva korrigera processer för att få önskat resultat. Kontraktsändringar bör kontrolleras och dokumenteras för att förhindra onödiga rättsliga anspråk.
När avtalet är klart är det sista steget att stänga avtalet. Kontraktet granskas för att säkerställa att alla villkor i kontraktet uppfylldes. Avslutande av kontrakt innebär att utvärdera säljarens prestanda och dokumentera alla lärdomar som dragits av att utföra kontraktet.
Projektupphandling är ingen exakt vetenskap. Även om denna process är allmänt accepterad inom branschen, kan det faktiska utförandet skilja sig åt mellan organisationer. Många kurser finns tillgängliga som lär ut de strategier som används av projektupphandlingsledare. Community colleges och utökade utbildningsavdelningar vid universitet tillhandahåller ofta klasser i detta ämne.