Datareduktion är ett begrepp som gäller affärspraxis med att samla, analysera och i slutändan omvandla enorma mängder data till en serie sammanfattade rapporter. Tanken bakom datareduktionsprocessen är att tillhandahålla ett komplett men något förenklat format som kan användas relativt enkelt i affärsmiljöer. Flera olika tillvägagångssätt för processen kan användas, med valet av dataminskningstekniker och -system beroende på vilken typ av data och hur dessa sammanfattande rapporter måste struktureras för att ge en fullständig och heltäckande representation av dessa data.
En av de primära uppgifterna i alla typer av dataminskningsarbete är att organisera all data som samlas in för ändamålet. Ibland fokuserar denna del av processen på att skapa någon sorts ordning på data som involverar prioritering på ett konsekvent sätt, med hjälp av väldefinierade kriterier för att underlätta aktiviteten. Beroende på vilken typ av data det handlar om är det inte ovanligt att ta med en viss avrundning av vissa siffror för att göra informationen lättare att arbeta med under sammanställningen. Slutligen kan arrangemanget av data i tabeller, kolumnära rapporter eller andra typer av märkning eller formatering vara nödvändigt för att mottagarna av rapporterna ska kunna följa logistiken för den förenklade informationen relativt lätt.
Tidigare genomfördes processen att gå igenom tillgänglig data och prioritera och organisera informationen i användbara format manuellt. Beroende på mängden data som är involverad och målgruppen för denna data kan processen ta månader eller till och med år. Tack vare skapandet av mjukvarupaket idag som är designade för att hantera data som finns i en mängd olika format, kan rapporter utarbetas på dagar eller veckor. De flesta typer av programvara kan hämta information från en rad olika databaser och hjälpa till i sorteringsprocessen, vilket gör det mycket enklare och snabbare att förbereda förenklad data som är både användbar och lätt att förstå.
Att använda dataredigeringsmetoder för att förenkla information för presentation i lättlästa rapporter är viktigt för företag av nästan alla storlekar. De dataminskningssystem som används kan hjälpa till att utarbeta effektivitets- och produktionsrapporter som är till hjälp för chefer, eller hjälpa säljkårerna att bättre förstå effektiviteten av aktuella kampanjer eller försäljningsprocedurer som företaget kräver. Dataredigering och kodning kan också vara till hjälp när det gäller att demonstrera för investerare potentialen i samband med lanseringen av en ny produkt.