Extern benchmarking är ett sätt att mäta prestanda mot en extern standard. Generellt används benchmarking för att säkerställa att en viss verksamhet eller en del av dess verksamhet fungerar på en nivå som uppfyller mål som fastställts av interna eller externa bästa praxis. När benchmarking ser till externa bästa praxis, använder den industristandarder eller prestandastandarder som fastställts av branschledare som riktlinjer för intern prestanda.
Affärsverksamhet är ett system av relaterade men distinkta processer. Vanligtvis är målet för ledningen att integrera dessa processer samtidigt som man säkerställer att varje process uppfyller kvalitets- och effektivitetsstandarder. Interna standarder är ofta baserade på ett företags kultur eller kan vara en återspegling av en ägares eller chefs personliga arbetsmoral. Ofta sätts interna standarder med hänvisning till lönsamhet genom att sätta upp mål och utvärdera framgång utifrån hur inkrementella förändringar påverkar resultatet.
Ett annat sätt att mäta affärsresultat är genom att referera till bästa praxis. De flesta industrin studeras av analytiker, akademiker och forskare för att identifiera de bästa sätten att arbeta. Dessa bästa metoder är resultatet av en jämförande studie av resultat mellan branschdeltagare över tid. Best practice är externa standarder mot vilka företag kan mäta sina egna prestationer.
När ett företag använder extern benchmarking för att mäta sina prestationer, kan det hänvisa till industristandarder som återspeglas av bästa praxis eller de specifika standarder som satts av en marknadsledare. Till exempel kan ett företag som utvärderar sin kundservice använda företaget i sin bransch som konsekvent får de högsta kundtjänstbetygen i oberoende studier. Den skulle använda de resultat som ledande företag kunde uppnå som riktmärken för sina egna avdelningar och personal.
För att säkerställa relevansen av extern benchmarking måste ett företag välja en liknande standard. Detta kan ibland vara svårt, eftersom varje företag drivs av unika krafter som inte kan exakt dupliceras. En av dessa unika krafter är talang. Standarder som ställs upp av ett företag med unikt begåvad personal, till exempel, kanske inte kan uppnås av ett företag med endast mindre talang tillgänglig.
Om ett företag kontrollerar för de unika faktorer som snedvrider prestationsresultat kan extern benchmarking vara en viktig del av strategisk planering. Mål driver prestanda och extern benchmarking använder naturliga konkurrenskrafter för att uppmuntra personalen att nå och överträffa de standarder som ställts upp av andra. På ett riktigt sätt bidrar extern benchmarking till innovation och ett företags önskan att göra mer med de resurser som finns, även om dessa resurser är mindre än vad som är tillgängligt för branschledare.